Bir resepsiyonist, ilk ziyaretlerinde veya telefon görüşmelerinde müşterileri karşılayan yüz ve ses olarak bir şirketi temsil eder. Resepsiyonistin iyi bir ilk izlenim yaratma kabiliyeti, işletmenin genel başarısının önemli bir bileşenidir. Resepsiyonistlerin görevleri işveren ve endüstri tarafından biraz değişebilse de, herhangi bir iş için gerekli olan bir resepsiyonistin ortak becerileri ve nitelikleri vardır.
$config[code] not foundİletişim becerileri
İletişim bir resepsiyonistin görevinin merkezindedir. Telefondaki insanlarla ve şahsen net bir şekilde konuşabilmelidir. Mesajları alır ve uygun kişiye iletir. Yön verebilir, soruları cevaplayabilir ve ziyaretçileri veya arayanları başka bir çalışan veya departmana yönlendirebilir. İyi bir resepsiyonistin okunaklı el yazısı vardır, böylece notlar ve mesajlar kolayca okunabilir.
Alanın terminolojisini bilmek de önemlidir. Örneğin tıbbi resepsiyonist becerileri, genellikle sigorta şirketleri ve ilaç temsilcileri tarafından kullanılan tıbbi prosedürler ve terimler hakkında temel bilgileri içerir. İyi bir resepsiyonist, temel soruları cevaplayabilmek ve arayanları ve ziyaretçileri uygun departmanlara yönlendirebilmek için iş ve onun uzmanlık alanı hakkında yeterince bilgi sahibidir.
Takım oyuncusu olabilmek
Resepsiyonist, müşterilerle istenen hizmetleri sağlayan çalışanlar arasında bir bağlantı görevi görür. Resepsiyonistler müşterilerin ve müşterilerin istediklerini almalarına yardımcı olur. İş arkadaşlarınıza, telefon görüşmesi yapmaktan, randevu defteri tutmaktan ve diğer rutin ofis görevlerini yerine getirmeye kadar çeşitli şekillerde yardımcı olurlar. Resepsiyon görevlileri, iş arkadaşları arasında iletişimi kolaylaştırır ve işlerin mümkün olduğunca sorunsuz çalışmasını sağlar.
Bilgisayar okuryazarlığı
İşe bağlı olarak, bir resepsiyonist telefonlara cevap vermek ve müşterileri selamlamaktan çok daha fazlasını yapabilir. Kabul etme görevleri mektuplar, notlar, faturalar, programlar ve diğer belge ve kayıt türlerini oluşturmak olabilir. Günümüzde çoğu işletme, belgelerin oluşturulması ve sürdürülmesi için elektronik araçlara güvenmektedir. Resepsiyonistlerin standart kelime işlem ve Microsoft Word ve Excel gibi elektronik tablo yazılımları konusunda uzman olmaları gerekir. Bir şirketin idari çalışmaları için kullanabileceği herhangi bir özel yazılımı öğrenebilmelidir.
Resepsiyonistler ayrıca standart ofis ekipmanlarının nasıl çalıştırılacağını da bilmelidirler. Buna çok hatlı telefonlar, fotokopi makineleri, faks makineleri ve posta sayaçları dahildir.
Doğru Kişilik
Bir resepsiyonistin bazı nitelikleri okulda öğrenilemez. Bir resepsiyonist olmak stresli olabilir; iyi bir resepsiyonist, sakinlik ve verimlilikle aynı anda birden fazla görevi yerine getirir. Dikkat çekmek için bekleyen birkaç müşteri olabilir. Telefon görüşmelerini birden fazla hattan çekerken teslimat yapan bir sürücünün imzasına ihtiyacı olabilir. Bir iş arkadaşı aynı anda mesaj soruyor olabilir, bir diğeri de randevu çizelgesini kontrol etmenizi istiyor. İyi bir resepsiyonist, işleri doğru ve zamanında yerine getirmeleri için işleri organize edebilir ve önceliklendirebilir.
Bir resepsiyonist olarak, muhtemelen çalışanlar ve müşteriler hakkında gizli bilgilere erişebileceksiniz. Her ikisi de, bir resepsiyonistin özel bilgilerin korunmasındaki sadakati ve takdirine tabi değildir.
Giden bir kişilik, iyi bir resepsiyonist için kesin bir artı. Nerede çalıştığınıza bağlı olarak, müşterileriniz ve iş arkadaşlarınızla çok fazla etkileşime girerek gününüz oldukça yoğun olabilir. İçinde ne hissettiğiniz veya ne tür bir gün geçirdiğiniz önemli değil, her zaman keyifli ve iş gibi olmak önemlidir.
Çalışma alanı
Resepsiyonistler genellikle resepsiyon alanında, bekleme odasında veya ofiste masa başında oturur. Tarafından yapılan son bir ankete göre Boston Küresi şu anda çalışan resepsiyonistlerin yüzde 90'ından fazlası kadın. Resepsiyonistlerin ihtiyaç duyduğu çok çeşitli sektörler ve ortamlar nedeniyle, tam mesai ve yarı zamanlı çalışma için, düzenli çalışma saatleri sırasında ve akşam, gece, tatil ve hafta sonu programları için fırsatlar mevcuttur.
Maaş ve İş Görüşü
Bir resepsiyonist için ortalama maaş $34,800 Yılda, tipik olarak aralarına düşen bir aralıkta $31,247 ve $39,012. İşveren, coğrafi konum, eğitim, resepsiyon görev ve yılların tecrübesi dahil olmak üzere bir dizi faktör maaşları etkileyebilir.
Birçok sivil meslek için verileri izleyen ABD İşgücü İstatistikleri Bürosu'na göre, resepsiyonist pozisyonları için beklenen büyüme oranı, 2026 yılına kadar yüzde 9 civarında. Bu, diğer tüm mesleklere oranla ortalama kadar hızlı.
