Ofis telefonlarını yazmak, yazmak, dosyalamak ve cevaplamak gibi büro işleri bir zamanlar sekreterlere, yönetici asistanlarına ve idari çalışanlara devredildi. Ancak, teknoloji becerileri gerektiren daha fazla işle, profesyonellerin (avukatlar, doktorlar, öğretmenler vb.) Günlük görevlerini yerine getirmek için büro becerilerini kullanmaları beklenmeyen bir beklenti değildir. Birçok işçi bilgisayar kullandığı için büro işleri hemen hemen her iş ve mesleğin önemli bir parçası haline geldi. GoodTemps yazarı Carissa Doshi, bu altı büro becerisinin neden ofis çalışanları için hayati olduğunu tartışıyor: yazma, dosyalama, veri girişi, telefon kullanımı ve Microsoft Word ve Excel ile yeterlilik.
$config[code] not foundTipik Ofis Becerileri
Yönetici asistanı veya personel avukatı olmak için başvuruda bulunup bulunmadığınızdan bağımsız olarak, bazı büro becerilerine sahip olmalısınız. Rolünüze bağlı olarak, bu becerilere katı bir şekilde hitap edemezsiniz - bunları ofis becerileri olarak tanımlamak daha doğru olabilir.Örneğin, bir idari asistan doğal olarak iş gününün çoğunu büro işleri yaparak geçirecektir. Bununla birlikte, avukatlar, hemşireler ve diğer profesyoneller, müşteri mektubu hazırlama, tıbbi ofis ziyareti özetleri oluşturma, yasal brifing yazma ya da deneme sırasında dizüstü bilgisayarda not alma konusunda yazdıkları ve ilgili teknoloji becerilerine de güvenmektedir. Yönetici asistanı, niteliklerini tanımlarken “büro becerileri” nden bahsedebilirken, personel avukatı, klavyede dolaştığını bildiğini açıklamak için “ofis becerileri” terimini kullanabilir. Büro ve tipik ofis becerilerinin yaygın ve çapraz işlevli kullanımını bilgisayarlara, dizüstü bilgisayarlara, tabletlere ve akıllı telefonlara borçlusunuz.
Yazma, Microsoft Word ve Excel'deki Yeteneklerinizi Geliştirin
Klavyedeki harflerin yerleştirilmesini ve parmaklarınızı dinlendirdiğiniz harfleri anlamak, hızlı ve doğru yazı yazmak için anahtardır. Başvurunuzu gerekli nitelik olarak yazmak isteyen bir iş için göndermeden önce, LiveChat'ta sunulan gibi bir çevrimiçi yazma testi yapın. Çevrimiçi bir yazma testi hızınızı (dakika başına kelime veya WPM) ve doğruluğunu ölçecektir. Birçok işveren, hız konusunda doğruluğu takdir etmektedir. Örneğin, dakikada 100 kelime yazarsanız ve doğruluğunuz yalnızca yüzde 60 ise, hatalarınızı düzeltmek için zaman harcarsınız. Yüzde 100 doğrulukla 50 WPM yazmak için de çaba gösterebilirsiniz. Yazma becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olacak birçok çevrimiçi ders vardır.
Günümüzde büro becerileri bilgisayardaki verimlilik uygulamalarını (Microsoft Word, Excel ve genellikle PowerPoint ve Access gibi) kullanma becerisiyle genellikle eşanlamlıdır. Microsoft Word, Excel ve diğer yazılım uygulamalarındaki uzmanlığınız kısmen yazma becerilerinize bağlıdır. Veri girişi ile aynı. Yazışmayı, raporları veya diğer yazılı materyalleri anlatı biçiminde yazarken, muhtemelen Microsoft Word'ü kullanacaksınız. Yarattığınız e-tablolar veri girişi becerileri ve Microsoft Excel'in bilgisini gerektirir - bunların her ikisi de doğruluk gerektirir ve bazı durumlarda işinizi ne kadar çabuk yapmanız gerektiğine bağlı olarak hızlanır. "Veri girişi" terimi, genellikle 10 tuşlu bir ekleme makinesine benzeyen klavyenin sağ tarafıyla birlikte konfor düzeyinizle birlikte sayıları içeren klavyeyi kullanma becerisine (yani yazma) anlamına gelir.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiTelefon ve Ofis İletişimi
Sekreterlerin, idari asistanların ve resepsiyonistlerin genellikle, tek bir telefon hattından çok hatlı bir iş telefonuna veya santral benzeri Internet Üzerinden Ses Protokolü (VOIP) sistemine kadar değişen ofis telefonlarına cevap vermesi gerekir.
Cevaplamanız gereken telefon hattı sayısına bakılmaksızın, uygun telefon görgü kuralları büro işinin önemli bir alanıdır. Bir ofis çalışanının normal telefon görevleri arasında, arayanlara net ve profesyonel bir şekilde cevap vermenin yanı sıra aramaları nasıl doğru bir şekilde yönlendireceğinizi ve yönlendireceğinizi de dahildir. Resepsiyonist olmasanız bile, yanlış yönlendirilmiş bir arama yaptığınızda arayanlara cevap vermenin doğru yolunu bilmelisiniz. Yönetici olmayan bir pozisyon için başvuruyorsanız, özgeçmişinizde telefon becerilerini listelemeyin - sadece yazılı ve sözlü iletişim becerilerinize bakın, çünkü telefon görevine atanmanız pek olası değildir. Öte yandan, idari olmayan bir pozisyona ilgi duyuyorsanız ve resepsiyonist yedeklemisiyseniz veya büro personelini yönetiyorsanız, ekipmana aşina olduğunuzdan emin olmak için karmaşık telefon veya santral sistemleri bilginizi belirtin.
Yazışma Yeteneklerinizi Tanımlamak
Mesleki becerilerinizi ve yeteneklerinizi nasıl tanımladığınız, uyguladığınız pozisyona bağlı olabilir. İş ilanı özellikle büro görevlerinin işin bir parçası olduğunu belirtiyorsa, özgeçmişiniz ve başvurunuz "Büro Becerileri" için bir bölüm içermelidir. Bu bölümde, uzman olduğunuz yazılım uygulamalarını belirtin; ileri düzeyde bir kullanıcıysanız, açıklamanıza bunu ekleyin. Bu uygulamalarda eğitim veya sertifikasyonunuz varsa, bunu becerilerinizin açıklamasına veya eğitim ve sertifikasyonlar için özgeçmişinizin başka bir bölümüne de dahil edebilirsiniz. Ek olarak, belirli uygulamaları kullanarak çok sayıda yıllık deneyime sahipseniz, bunu da listeleyin.
Örneğin, özgeçmişiniz şunları belirtebilir: "Microsoft Word - karmaşık raporlar oluşturma, yazışmalar oluşturma ve toplu postaların verimli kullanımı için adres-birleştirme işlevlerini kullanma dahil olmak üzere güçlü yetkinlik dahil 10 yıllık deneyim. Microsoft Excel - 3 yıl dahil 8 yıllık deneyim çoklu referans formülleri oluşturma, özet tablolar ve VLOOKUP gibi işlevleri kullanma. "
İdari ekibin bir parçası olmadığınız bir işe başvuruyorsanız veya büro işine başvurmuyorsanız, teknoloji becerilerinizi sekreterlik arayan bir muhasebeci gibi görünmeyecek şekilde tanımlamayı düşünün konumu. Örneğin, iş ilanı, yazılım ve verimlilik uygulamalarının bilgisine sahip bir muhasebeciye yönelikse, özgeçmişinizde "Yazışma Becerileri" ni listelemeyin. Microsoft Excel, Access ve PowerPoint gibi belirli uygulamalardaki uzmanlığınızın kısa bir açıklamasını ekleyin - bunlar genellikle profesyonel rollerde çalışanların rahat kullanması gereken uygulamalardır. Yine, ileri düzey bir Excel kullanıcısıysanız veya muhasebecilerin kullandığı bir uygulamada eğitim veya sertifika aldıysanız, özgeçmişinize bunu ekleyin. "Verimlilik Uygulamaları" başlığını veya benzer bir şeyi kullanabilirsiniz; böylece daha üst düzey bir konum için masaya getirdiğiniz niteliklerden ziyade, istediğiniz işin büro yönlerine daha fazla odaklanmış gibi görünmeyebilirsiniz..
İdari Beceriler Gerektiren İdari Asistan İşler
İdari asistanlık rolleri büro becerileri gerektirir, ancak iş ilanı özellikle "İşte bu rolde çalışmak için ihtiyaç duyduğunuz büro becerileri" ifadesini içermez. Listelenen iş görevleri büro becerileri gerektiren işlere örnektir. İşte size büro ve ofis becerileri gerektiren bir idari asistanlık pozisyonu için örnek bir iş ilanı:
ABC Halk Sağlığı Enstitüsü, Halk Sağlığı Laboratuvarı Müdürünü desteklemek ve Halk Sağlığı Laboratuarlarının günlük işlemlerine yardımcı olmak için bir Yönetici Asistanı arıyor. Bu yönetici idari asistanı, ziyaretçileri, öğrencileri, fakülteleri ve personeli selamlamak için Enstitünün yedinci katında olacaktır. En üst düzeyde müşteri hizmeti sağlamanın yanı sıra, bu kişi Halk Sağlığı Laboratuvarı Müdürü ve Halk Sağlığı Enstitüsü yönetici direktörlüğüne çeşitli idari faaliyetler ve ilgili görevlerde yardım ederken, laboratuvar tabanlı öğretim üyeleri ve personel için genel ofis desteği sağlayacaktır.
Yönetici idari asistanı: Ziyaretçileri karşılama, yönlendirme ve yönlendirme; Halk Sağlığı Enstitüsü ve Halk Sağlığı Laboratuvarları ile ilgili telefon görüşmeleri yapmak, mesaj almak ve soruları cevaplamak; ofis, laboratuar ve öğretim malzemelerinin sipariş edilmesinde, alınmasında, stoklanmasında ve dağıtımında yardımcı olmak; Gerektiği gibi fotokopi, faks ve dosyalama gibi ilgili diğer büro işlerine yardımcı olmak; Fotokopi makineleri ve yazıcılar için kağıt ve toner gibi sarf malzemeleri de dahil olmak üzere ofis sarf malzemelerini günlük olarak izlemek ve stoklamak; ofis malzemeleri ve sunum malzemeleriyle yeterince stoklandığından emin olmak için konferans salonlarını düzenli olarak izlemek; yedinci katdaki merkez ofis odasındaki ve diğer ortak alanlarda çalışma ortamının temizliğini ve güvenliğini sağlamak; çalışanlar için güvenlik prosedürlerini takip etmeli ve ofis genelinde ziyaretçiler için güvenlik prosedürlerinin yerine getirilmesini gerektirir; birlikte satın alma işlemini kullanarak sipariş vermek ve yedinci kattaki sipariş ve tedarik kullanımının muhasebesini sağlamak; Halk Sağlığı Enstitüsü için yedinci kattaki konferans salonlarını ayırmak; Laboratuar fakültesi ve personeli için ana irtibat noktası olarak görev yapmak; ofis ekipmanı ve mobilyaları için bakım talepleri sunmak; gece boyunca alım ve teslimatı ve ekspres posta hizmetlerini koordine etmek (örneğin, FedEx, UPS); ve fakülte, ziyaretçiler ve öğrenciler için birincil iletişim noktası olarak hizmet eder.
Personel Muhasebeci (İdari Olmayan) Yazışma Becerileri Gerektiren İşler
Aynı şekilde, idari asistan tipi rolleri olmayan ancak bir muhasebe elemanı gibi benzer büro becerileri gerektiren başka pozisyonlar da vardır. Bir personel muhasebecisi için bu örnek iş ilanı, büro becerileri gerektiren çeşitli görevlere sahiptir. Ancak, özel olarak büro veya ofis becerileri olarak listelenmezler. Örneğin:
XYZ Endüstrileri Personel Muhasebecisi, dergi girişlerini, aylık ve yıl sonu kapanışlarını, banka mutabakatını, sabit varlık bakımını ve genel muhasebe mutabakatını hazırlamaktan sorumlu olacaktır. Ek olarak, uyumluluğa katılacak, raporlama süreçleri için programları gözden geçirecek ve üç aylık incelemeler ve yıllık denetimler için dış denetçilerimizle birlikte çalışacaksınız. Başlıca sorumluluklar - nakit, ön ödemeli masraflar ve bordro dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere günlük girişlerini ve hesap mutabakatlarını hazırlamak; denetimsiz, ay sonu kapanış, dergi girişleri yapmak; sabit kıymetli muhasebe defteri, amortisman ve uzlaşma; gelir tablolarını ve bilançoları analiz etmek ve bulguları yönetime iletmek; departman çapında girişimlere katılmak; aylık mali kapanış çalışma kitabı hazırlığı dahil ay sonu, üç aylık ve yıl sonu kapanış süreçlerine yardımcı olmak; GAAP ve GAAP'a uygunluğu sağlayacak muhasebe prosedürleri kapsamında iç kontrolleri uygulamak, sürdürmek ve bunlara uymak; finansal verileri rapor etmek ve faydalı ve anlaşılır bir şekilde iletmek; anapara kiralama ve aylık ödeme planlarını yönetir.
İş gereklilikleri şunlardır: sorunları belirlemek, ilgili verileri toplamak, geçerli sonuçlar çıkarmak ve iyileştirme ve düzeltici eylemler önermek gibi kanıtlanmış analitik beceriler; hesap mutabakatıyla faturalandırma ve tanıdıklık konularında deneyim; Microsoft Excel’de yetkinliğin yanı sıra tercih edilen alacak deneyimi; dergi girişlerinde ve borçlu hesap deneyiminde temel bilgi; örgütsel, yazılı ve sözlü iletişim becerileri; ve elektronik tablolarda ve veritabanlarında çalışma yeteneği; kritik iş tarihlerini karşılamak için adanmışlık ve gerekli beceriler.
Büro Deneyiminin Alaka Düzeyini Asla Yoksayma
Bir idari asistan ya da dava avukatı olmak için başvuruda bulunuyorsanız, büro becerilerinin veya büro tecrübesinin önemini küçümsemeyin. Büro işlemleri ve büro becerileri ile ilgili yolunuzu bilmek, her işte faydalı bir niteliktir. Büro süreçlerine ve bunların nasıl yönetileceğine aşina olduğunuz, açık bir şekilde, idari bir rol için çok önemlidir. Büro personelini denetlemeniz beklenen bir rol için başvuruyorsanız, yönetim becerilerine ihtiyacınız vardır, ancak ofis becerilerinin önemini anlamak da önemlidir çünkü iş yüklerini koordine edebileceğiniz ve size rapor veren başkalarının çalışma beklentilerini yönetebileceğiniz anlamına gelir.. Ek olarak, idari olmayan ya da etik olmayan bir rolde, ofis becerilerine sahip olmak, idari asistan ya da sekreter kullanılamadığında ya da diğer öncelikler üzerinde çalışırken, ekip üyesi olarak atılabileceğinizi önerir.
