Sekreterlik işlevleri, telefonlara cevap vermek, yazmak, dosyalamak, posta açmak ve kahve içmek gibi çeşitli büro görevlerini içerebilir. Bir menajerin asistanı olarak görev yapan sekreterin benzer işlevleri vardır. Ancak, bu tür sekreter doğrudan müdüre (şirketteki herkesin aksine) rapor verir ve ofisi organize tutmanın yanı sıra işini kolaylaştırması için yöneticiye çeşitli şekillerde yardımcı olur.
$config[code] not foundİletişim İşlevleri
Bir yöneticinin sekreteri olarak, şirket içinde ve dışında patronunuza ulaşmaya çalışanlar için ilk irtibat kişisi olacaksınız. Telefona tüm personel için cevap veren bir resepsiyonist veya genel sekreterden farklı olarak, yalnızca yöneticiniz için gelen aramaları cevaplamaktan sorumlu olabilirsiniz. Arayan kişiye yardım edip edemediğinizi veya patronunuzun görüşmeye müsait olup olmadığını belirlemek için aramaları görüntülemeniz gerekir. Yöneticiye yardımcı olmak, yöneticinizin ofisine gelen ziyaretçilerin karşılanmasını ve yöneticinizin talimatlarına göre yönlendirilmelerini içerir. Yöneticiniz için sekreterlik görevlileri, yazılı yazışma yoluyla onun adına diğer profesyonellerle bağlantı kurmayı, telefon görüşmesi yapmayı ve e-posta göndermeyi içerebilir.
Organizasyon İşlevleri
Yöneticiler sekreterlerinin örgütlenmesini beklemektedir. Office dosyalarının düzenli tutulmasını ve gizli belgelerin güvenli bir alana yerleştirilmesinden siz sorumlusunuz. Yöneticinize ne verildiğini, dosyalandığını veya atıldığını belirlemek için gelen postaları sıralamanız gerekebilir. Yöneticiye yardımcı olmak çoğu zaman programlarını tutmayı da içerir. Randevularınızı takip etmenizi, toplantılar planlamanızı ve gerektiğinde seyahat düzenlemelerini yapmanızı bekler. Ek fonksiyonlar arasında konferans görüşmeleri yapmak, toplantılara katılmak, gündemi sağlamak ve dakikalar almak sayılabilir.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiYönetsel İşlevler
Yönetici sekreteri olsanız bile, sorumluluklarınızın bazıları yönetimi içerebilir. Yöneticiye yardım etmek bazen kendiniz bir yönetici olarak hareket etmek anlamına gelebilir. Patronunuz size bir veritabanını yönetmek veya raporları oluşturmak ve güncellemek gibi bazı projeleri denetleme görevini verebilir. Ofiste diğer büro personeli varsa, onları yönetmek ve günlük görevlerini yapmaktan sorumlu olabilirsiniz. Yöneticiniz yerine doğrudan size rapor verebilirler ve siz de onların amiri olarak görev yapabilirsiniz. Ayrıca, diğer çalışanları eğitmek için çağrılabilir ve hatta ofis makinelerini nasıl çalıştıracaklarını veya yazılım paketlerini nasıl kullanacaklarını öğretecek konularda süpervizörünüze talimat verebilirsiniz.
