Sanal Telefon Hizmetinin 16 Yolu İşinize Yardımcı Olabilir

Küçük işletmelerinizi kurarken, bir telefon sistemi kurmayı düşünmenin pek mümkün olmadığını düşündüğünüzdür.

Bu konuda yalnız değilsiniz: Bu makaleyi araştırırken çevrimiçi olarak incelediğimiz 25 artı başlangıç kontrol listelerinden yalnızca bir tanesinde listelenen telefon sistemleri ve öncelik açısından oldukça düşüktü.

Bu çok şaşırtıcı değil. 2013 yılında başlayan küçük işletmelerin dörtte üçünden fazlasında dört veya daha az kişi vardı. Bu kadar küçük bir ekiple, bireysel cep telefonlarını kullanmak sadece mantıklı geliyor.

$config[code] not found

Bununla birlikte, bu işletmeler hem çalışanlar hem de müşteriler açısından büyüdükçe, daha sofistike ve aynı zamanda uygun fiyatlı bir telefon sistemine duyulan ihtiyaç belirginleşmektedir. Sonuçta, bir aramayı bile kaçırmaktan nefret edersiniz, değil mi?

Ve sanal telefon sisteminin resme girdiği yer orası.

Sanal Telefon Hizmeti Nedir?

Onlarca yıldır, iş telefonu sistemleri her masadaki bir telefondan daha fazlasını sunmaktadır. Sesli mesajlardan çağrı yönlendirmeye, çağrı yönlendirmeye ve konferans aramaya, modern telefon sistemleri işletmelerin müşterileriyle, ortaklarıyla ve kendi duvarları ile iletişim kurma biçimini değiştirdi.

Bununla birlikte, birçok küçük işletme için, şirket içi telefon sisteminin fiyatı yasaklayıcıydı. Ekipmanın kendisinin (telefonlar dahil) yanı sıra, bir sistemi yönetme, sorun giderme ve bakım maliyeti de yüksekti.

Ancak 1990'ların sonlarında yeni bir çözüm sundu: sanal telefon hizmetleri. Bulutta kullandığınız çevrimiçi uygulamalar gibi, bu hizmetler de küçük donanımların tüm donanım, yönetim ve bakım maliyetlerini omuza atıp birçok işletmeye yayılmasını sağlayarak daha az parayla daha fazla özellik elde etmelerini sağladı. Ayrıca, sanal telefon servislerini kullanan işletmeler, duvarına veya mobiline bağlı olsunlar, mevcut telefon cihazlarını kullanabilirler.

Sonuç? Küçük işletmeler artık güçlü işletme telefonu servislerine çok daha düşük bir fiyatla erişebiliyorlardı.

Sanal Telefon Hizmetinin 16 Yolu İşinize Yardımcı Olabilir

Sunulduğundan beri, sanal telefon hizmetleri sürekli olarak servis tekliflerini büyütmüştür. Mevcut olanların genişliğini kavramanıza yardımcı olmak için, aşağıdaki en yaygın ve nadir özelliklerden bazılarına göz atın.

Sanal Telefon Hizmetinin Genel Özellikleri

İşte sanal telefon servislerinin sunduğu en yaygın özelliklerden bir örnek:

Telefon numaraları - Bir ana numarayı tanıtın veya istediğiniz kadar yerel doğrudan arama ve makyaj 800 numarası oluşturun (uyarı: daha fazla numara daha yüksek bir maliyet anlamına gelebilir). Genelde kullanmak istediğiniz arayan kimliğini, aradığınız kişinin şirketinizin adını görmesini sağlayabilirsiniz.
Sanal resepsiyonistler ve self servis menüler - Arayanları profesyonel bir selamlama ile selamlayın ve daha sonra yollarına gönderin veya bir uzatma dizini, konum ve çalışma saatleri gibi seçenekleri içeren bir menü sunun.
Müzik tutun - Kendi seçimini bile yapabilirsin!
Çağrı yönlendirme - Arayan kişinin anında değiştirebileceğiniz otomasyon kuralları ile doğru kişiye ulaşmasına yardımcı olun. Grup kuyrukları ve eşzamanlı çalma gibi özellikleri kullanarak aramayı kimin aradığını belirleyin ve tüm aramaları mobil cihazınıza yönlendiren “beni takip et” özellikleri ile aramalarınızı yolda yapın. Tarama kurallarını bile ayarlayabilirsiniz, böylece önemli aramalar size gönderilirken, daha az önemli aramalar sesli postalara gönderilir.
Diğer telefon özellikleri - Çoğu sanal telefon servisi arama transferi, arama otoparkı, arayan kimliği, arama bekletme sunar ve rahatsız etmez. Bazıları arayanı bile ilan eder (yani, arayandan adını söylemesini, kaydetmesini ve sonra aramayı kabul etmeden önce sizin için çalmasını ister) ve arama engelleme.
Aramak için tıklayın - Müşterilerinizin sizi bir web sitesini tıklatarak aramasına izin verin.
Konferans görüşmesi - İşin yapıldığı çevrimiçi bir parti gibi.
Faks - Faksları alın ve e-postayla teslim edin.
Sesli mesaj - Telesekreter almak için basit bir yetenek daha büyük düşünün. Birçok sanal telefon servisi, sesli mesajlarınızın kaydını anında dinleyebileceğiniz e-posta adresinize iletir.
Hesap Yönetimi - Kullanımı kolay bir çevrimiçi gösterge panosu ile telefon sisteminizi değiştirin, yönetin ve izleyin. Yönetilmesi gereken karmaşık sistemler ve uğraşılacak donanım yok.

Sanal Telefon Hizmetinin Yaygın Olmayan Özellikleri

Canlı görevli - Canlı bir kişinin iş telefonuna cevap vermesinden daha iyi bir şey olamaz. Bazı sanal telefon hizmetleri, resepsiyonist kiralamak zorunda kalmadan bu deneyimi sunmanıza olanak sağlar.
Telesekreter transkripsiyonları - Size e-posta yoluyla gönderilen her sesli postanın kaydını tutmak güzel ancak bir toplantı sırasında birini dinleyemezsiniz. Bu, yazılı bir sesli postanın, metin içindeki mesajınızın gerçekten işe yaradığı zamandır.
Çağrı çevirme - Bir aramanın ortasındayken ofisten çıkmanız mı gerekiyor? Arama kapağı, aramayı mobil cihazınıza aktarmanıza olanak tanır; böylece hareket halindeyken konuşmaya devam edebilirsiniz.
Web ve video konferansı - Bazı sanal telefon hizmetleri, web ve video konferansları gerektiği gibi barındırabilmenizi sağlar.
bütünleşme - Sanal telefon servisinizi sık kullanılan uygulamalarla entegre etmek, verimli işlemler yapmanızı sağlar. Örneğin, RingCentral ile, gelen faksları belirli Kutu klasörlerine gönderebilir ve Zendesk müşteri hizmetleri çözümü içinden “tıkla ve ara” özelliğini etkinleştirebilirsiniz.
Arama kaydı - Bir aramayı kaydetmeniz gerekirse, yasal veya eğitim amaçlı olarak, bazı sanal telefon hizmetleri bu özelliği sunar.

IP Üzerinden Ses (VOIP) Kararı

Sanal telefon hizmetleri iki yoldan biriyle sunulabilir:

Evinizin ve cep telefonunuzun kullandığı hatların aynısını kullanan bir PBX (özel şube değişimi) kullanan geleneksel telefon servisi; veya
VOIP, aramalarınızı İnternet üzerinden yönlendiren bir yöntemdir.

VOIP genellikle daha az pahalı olsa da, bu yaklaşımı kullanan bir sanal telefon servisi seçmeden önce göz önünde bulundurulması gereken iki önemli husus vardır:

Güvenilirlik - VOIP, sabit ve güçlü bir İnternet bağlantısı gerektirir. Bu mümkün değilse, bozuk ve bırakılmış aramalara bakıyor olacaksınız.
Acil servisler - Acil servisler, PBX kullanan ancak VOIP servisleriyle kullanılmayan geleneksel telefon servisleriyle tamamen entegredir. Bu, 911 gibi servislerin VOIP çağrılarını izleyemediği anlamına gelir; başınız derde girdiğinde ciddi bir kısıtlama olur. Bu konu ele alınsa da, hala gerçek bir endişe.