Unutulmaz olaylar sadece gerçekleşmez. Bir organizasyonun düzenlenmesi ve düzenlenmesi planlama gerektirir. İster konferans, seminer, ister müşteri memnuniyet günü olsun, hem de planlamak için üç haftanız veya bir yılınız olsun, etkinliğinizin başarısı ayrıntılarda gizlidir. Yıllık Small Business Influencer Ödülleri organizatörleri de dahil olmak üzere uzmanlardan 42 küçük işletme etkinliği planlama ipucu topladık.
$config[code] not foundKüçük İşletmeler Etkinlik Planlaması: İlk Ne Yapmalı?
1. Hedef kitlenize her şeyden önce karar verin. İlk adım - başka bir şey yapmadan önce - hedef kitlenizin kim olduğunu açıkça tanımlamak olmalıdır. Bundan, diğer tüm kararlar format, içerik, fiyatlar, konum vb. Olarak yerine getirilecektir. Bu yapılandırılmış yaklaşım ayrıca, belirli hedeflere ulaşmaya odaklanmanıza ve kapsamın fazla genişlemesine veya sulanmasına izin vermemeye odaklanmanıza yardımcı olacaktır.
2. Detayların bir listesini yapın - ışıklandırma ve toplu taşıma dahil her şey, içerik ve ikramlar. Bir etkinliğe karar verdiğinizde her şey önemlidir. Program içeriği ve ışıklandırmadan taşıma ve park etmeye kadar her şey önemlidir. Ve izleyicileriniz size ve markanıza her şeyi bağlayacak. Liste yapmak, hiçbir şeyi gözden kaçırmamanızı sağlayacaktır.
3. Etkinliği düzenlemek için açık bir iş amacına sahip olun. Başarılı bir etkinlik planlamaya başlamadan önce, neden en başta yaptığınız konusunda net olun, çünkü bundan sonraki her karar ana hedefinizi desteklemelidir. Kurşun üretimi mi? Şirketiniz veya belirli bir ürün hakkında farkındalık yaratmak mı? Müşteri sadakati geliştirmek mi? Yoksa sadece para kazanmak ister misiniz (ki bu da sorun değil)? Ve ekibin amacın farkında olduğundan emin olun, böylece “kapsamın sürünmesi” olmaz.
4. Programlama yaparken diğer endüstri olaylarına dikkat edin. Takvimi kontrol et. Etkinliğinizi tatil günlerinde veya popüler tatil günlerinde veya yakınında tutmadığınızdan emin olun. Hedef katılımcılarınızın olabileceği diğer olayları kontrol etmek de önemlidir.
5. Boyut, konum ve diğer detaylardaki değişikliklerle esnek olun. Etkinlik planlama sürecine girerken, etkinliğinizin boyut, konum ve aslında öngördüğünüzden çok daha fazla şekilde değiştiğini görebilirsiniz. Tüm bu işi ilk etapta yaptığınızın nedenini kaybetmediğiniz sürece, bu doğal ve mükemmel derecede iyidir. Biraz esneklik gereklidir.
6. Sınırlarınızı bilin. Hepimiz biliyoruz ki amaç harika bir canlı etkinlik başlatmak. Bu amaçla, aynı zamanda ne yapabileceğimizin veya gerçekçi olarak yapamayacağımızın da farkında olmalıyız - bütçe mi yoksa zaman diliminde mi. Bir hafta içinde bir canlı etkinlik düzenlemeye karar verirseniz, daha samimi bir ilişki planlayın. Büyük bir etkinlikse, birkaç ay önceden hazırlanın. Bütçe küçükse, yaratıcılık ve kendin yap çok işle dengelemek zorunda kalabilirsin.
7. SMART hedefleri oluşturun. Her zaman strateji ile başlayın. Her işletme kurmak gibi, harika etkinlikler de düşünceli ve ölçülebilir bir strateji ile başlar. Canlı etkinlikler, markanızı paylaşmak, hedef pazarınızla bağlantı kurmak, ürününüz hakkında geri bildirim almak (ve daha fazlası!) İçin harika bir yoldur, ancak ne elde etmeye çalıştığınızı bilmeniz gerekir. SMART hedeflerine sadık kalın ve hedeflediğiniz şeyleri ana hatlarıyla belirtin. Ardından, bu hedeflere ulaşma doğrultusunda devam ettiğinizden emin olun.
$config[code] not found
Bütçe: Etkinliğiniz için nasıl ödeme yapılır?
8. Etkinliğiniz için bir “finansman planı” oluşturun ve sayıları tahmin edin. Etkinlik için nasıl ödeme yapacağınızı bilin. Etkinliklerin çoğu sponsorluklar, bilet satışları, iç pazarlama bütçeleri veya üçünün birleşimi tarafından finanse edilir. Etkinlik için bütçenizi oluştururken, her bölgeden gerçekçi olarak ne kadar para toplayabileceğinizi tahmin etmeniz gerekir. Mekanınızı ayırtmadan ya da herhangi bir sözleşmeyi imzalamadan önce, sponsorları imzalamaya başlamak ya da finanse etmek için fikrinize yeterince ilgi gösterdiğinden emin olmak için önceden bilet satmak iyi bir fikirdir.
9. Bir gider bütçesi oluşturun - “ayni” sponsor bağışlarıyla paradan tasarruf edin. Etkinlikler ortalama küçük işletme sahibinin düşündüğünden daha pahalıya mal oluyor - öncelikle mekan ve yiyecek ve içecek ile ilgili olarak. İhtiyacınız olan tüm izin ve lisansları da fiyatlandırmayı unutmayın. (Burası bir etkinlik planlayıcısının baş ağrılarından kaçınmanıza yardımcı olabileceği yerdir.) Tüm masrafların kapsamlı bir listesini yapın ve ardından sponsorların “ayni” bir şey teklif etmede rol oynayabileceğini düşündüğünüz alanları vurgulayın. Etkinlikleri barındırmak için ortaklar, daha fazla tasarruf edebilirsiniz.
10. Bir etkinlik için para toplamak için crowdfunding'i yeni bir seçenek olarak düşünün. İlk kez çalışan etkinlikleriniz buysa, riski azaltmak için crowdfunding platformlarını kullanın. Etkinliklerinizi bu platformlarda yayınlayarak katılımcıların, etkinliğin gerçekleşmesi için biletler için taahhütte bulunmaları gerekecektir. Gerekli olan asgari katılımcı sayısı karşılanmazsa etkinlik gerçekleşmez.
Pazarlama: İnsanların Katılması
11. DETAYLI bir pazarlama planına ihtiyacınız olacak. Etkinlik için bir pazarlama planı oluşturun. Ne kadar organize olursanız, etkinliğiniz o kadar profesyonel olur.
12. Çabalarınızda yorulmayınız yoksa olayınız başarısız olur. Yalnızca etkinliğinizde olmak istemiyorsanız… o zaman pazar, pazar, pazar, pazar… ve biraz daha pazarlayın.
13. İnsanların ortaya çıkması için iyi sebepler tanımlayın. Katılımcılar için çekiliş nedir? Bu hedef katılımcıları kapıya getirecek etkinlikte ne yaptığınızı tanımlamanız gerekir. Bir tüketici ürünü için eğlence ve ürün tanıtımları ve freebies olan bir parti olabilir. Bir iş kalabalığı için, eğitim içeriği veya heyecan verici, iyi bilinen bir uzman konuşmacı olabilir. Her ne ise, bu özel izleyicinin neden içeri girmesini istediğinizi açıklamayın.
14. Hedef pazarınızın neden katılması gerektiğini yazılı olarak düzenleyin - faydaların açık olduğunu varsaymayın. Bir etkinliği tanıtırken hedef pazarınıza ne öğreneceklerini, kiminle buluşacaklarını ve neden orada olmaları gerektiğini anladığınızdan emin olun. Arkadaşlarının arkadaşlarına söyleyeceğini varsayma. Konuşmacı kullanıyorsanız, etkinliği izleyicilere tanıtabilmeleri için onlara reklam metni verin.
15. Medya ile nasıl konuşulacağını öğrenin. Gazeteciler çok meşgul ve her zaman son tarih…… satış konuşması duymak için zamanları yok. Bilgilerin var olduğunu ve - gelecek hikayeler için - bu alanda uzman olduğunuzu bildirin. Ulaşırken bu bilgileri ekleyin.
16. Twitter hashtaglerini kullanın. Twitter, etkinlikleri tanıtmak ve bir etkinlik etrafında çevrimiçi topluluk duygusu oluşturmak için harikadır. Erken bir zamanda eşsiz bir etiket kur. Kullanılmadığından emin olmak için önce Twitter’ı arayın. Hashtagiyi etkinlik web sitesine koyun ve eğer sitede paylaşmak için Tweet butonunu kullanıyorsanız, hashtag'i önceden hazırlanmış olan sözlüğe getirin. İnsanlar tweet attığında, etkinliği Twitter'da otomatik olarak tanıtır.
$config[code] not found17. Ana olayı tanıtmak için çevrimiçi sosyal ön etkinlikleri kullanın. Etkinliğinize ilgi göstermek için, ana etkinlikten birkaç hafta önce bir Google Hangout veya Twitter sohbeti düzenlemeyi deneyin. Çevrimiçi sosyal etkinliğe katılmak için birkaç konuşmacıyı davet edin. Konuşmacıların neleri kapsayacağına ilişkin bir tartışma yaparak ya da etkinlikleri vurgulayarak ana etkinliğe ne geleceğine dair bir önizleme yapın. Beklenti yaratır.
18. Sosyal medya ağlarında reklam satın alın. Sosyal ağlarda reklam almak, genellikle küçük olaylar tarafından göz ardı edilir. Sosyal reklam platformları (her şeyden önce Facebook, LinkedIn ve Twitter) coğrafi konumumuzdaki hedef kitlenize ulaşmamıza önemli ölçüde yardımcı olabilecek ayrıntılı hedefleme seçenekleri sunar. İyi haber şu ki büyük bütçelere gerek yok ve bilet satışları kolayca ölçülebiliyor.
19. Etkinliğinizi tanıtmak için YouTube'u kullanın. YouTube, Google’dan sonra dünya çapında ikinci arama motorudur. Daha önceki etkinliklerimizden videolar yüklemek veya konuşmacılarımız / sanatçılar ile yaptığımız röportajlar, katılımcıları satın almaya tıklamaya ikna etmek için harika bir yoldur. Video, önemli görsel ipuçlarını sağlar, böylece karar verme sürecimizi çok fazla etkiler. Olaylarla her zaman ne olacağını bilmeme riskini hissediyoruz, video bu gerilimi kolaylaştırıyor.
20. Harika bir düşük bütçeli tanıtım videosu oluşturun. Poster panosu, telifsiz bir müzik klibi ve iyi bir akıllı telefon video kamerasına sahip küçük bir yaratıcılık, ne olacağını duyurmak için eğlenceli bir video oluşturacak. İşte küçük bir işletme etkinliğini tanıtmak için tam bir bütçeyle bunu yapan iyi bir video örneği.
21. Yerel blogcuları dahil edin. Blogcularla akıllı olun. Etkinliğe katılmak için yerel blogcuları dahil etmek genellikle etkinlik öncesi, sırası ve sonrasında izleyici kazanmak için harika bir stratejidir. Blogcular genellikle geniş bir alana güvenirler ve genellikle geleneksel medya kurallarına uymazlar.
22. Meetup gibi etkinlik kayıt platformlarından yararlanın. Mevcut platformları kullanın. Bu, bir etkinliği gerçekleştirme konusundaki ilk girişiminizse ve tanıtmak için yeterli yeteneğiniz yoksa, Meetup.com'a bir göz atın. Çevrimiçi etkinlikleri yönetmek için bir süit sunmaktan başka, Meetup bölgenizdeki alakalı kitle için mükemmel bir yönlendiricidir. Ayrıca deneyimsizseniz özellikle kullanışlı olan kayıt ve RSVP yönetim yeteneklerine de sahiptir.
23. Online kaydı kullanın. İnsanları korkutmanın en kolay yolu, analog kayıt yaptırmaktır (fakslar, banka poliçesi veya sadece kapıda). Rakamları tahmin etmeye ve bütçeyi yakında yayınlamaya yardımcı olacak en kısa sürede katılımcıları güvence altına almak için çevrimiçi kayıt sunun.
24. Grubunuza hizmet veren sitelerde listeleme. Kime katılmak istediğinizi öğrendikten sonra, bir sonraki adım kendinizi onların önüne koymaktır. Ulusal olarak etkinlikleri listeleme konusunda uzmanlaşmış web siteleri var (örneğin, Meetup, Lanyrd) ve yerel olarak bu nedenle başlar ve listelenmesi en uygun olanı araştırır.
25. Sizi tanıtmak için yerel ortaklara teşvik sunun. İlgili medya kuruluşlarına gönderilen basın bültenleri haber buzz'ları oluşturmaya yardımcı olacak ve siz de ortaklar olarak yer alan medyalara (çevrimiçi ve çevrimdışı) bakabilirsiniz. Reklamını yayınlamak karşılığında etkinliğinize maruz kalıyorlar. Bu seviyede yer almak istemiyorlarsa, okuyucularına bilet kazanmak için bir yarışma yapma fikri ile yaklaşın.
26. Hoparlörlerinizde takipçilerine duyurulmasını kolaylaştırın. Katılan herhangi bir uzman / konuşmacıya sahipseniz, katılımlarını sosyal medya takipçileri / e-posta abonelerine duyurmaları için teşvik edin.
27. Erken kuş teşviki verin. Daha ucuz bir oranda erken kuş biletleri, insanlara beklemek ve unutmak yerine şimdi harekete geçme konusunda teşvik vererek erken kayıt yaptırmanın harika bir yoludur.
Takım: Kim Yardım Edecek?
28. Delege sorumlulukları. İşletmenizin büyüklüğü ne olursa olsun, her zaman sorumlulukları devretmeye çalışın. Her ayrıntıdan sorumlu bir kişiye sahip olmak, genellikle iyi sonuç vermez. Mümkün olduğunda, insanların en çok keyif aldıkları alanları kontrol etmelerine izin verin. Örneğin, şirketinizdeki foodie'in catering detaylarını ele almasına izin verin. Biri sorumluluklarını ne kadar fazla alırsa, onları başarı ile yerine getirme olasılıkları o kadar artar.
29. Takip et - ve tekrar takip et. Erken ve sık check-in yapın. Kimse mikro yönetilmek istemiyor olsa da, çalışanların ve satıcıların olay görevlerini yerine getirmediklerinden emin olun. İnsanlar zaman zaman güncellemeler beklediğinizi bildikleri sürece, bir kişiyi aradığınızda veya e-postayla gönderirken hayal kırıklığına uğrama ihtimalleri daha düşüktür.
30. Sponsorlar telif hakları vardır - böyle hissetmelerini sağlayın. Sponsorların varsa - onlara krallar gibi davranın. Etkinliğinizi finanse eder ve gerçekleştirmenizi sağlar (iş modeliniz buysa). Etkinlikten önce sponsor olarak alabilecekleri çok net olun.
31. Sponsorlar için her zaman katılım oranını küçümseyin. 100 katılımcı alabileceğinizi düşünüyorsanız, sponsorluk alanınızı daha düşük bir tahminde bulunun - özellikle de bu ilk olayınızsa. Sponsorlara hayal kırıklığı yaratan bir sürprizden daha hoş bir sürpriz vermek daha iyidir.
32. İnsanlara ne düşündüklerini sorun ve iyi ya da kötü geri bildirime hazır olun. Eleştiri isteyin. Yarısı kadar iyi bir iş çıkardıysanız, çok fazla kudo alacaksınız. Teşekkürler, ama sonra CRITIQUE isteyin ve bunun için hazır olun.
33. Yetenekli bir sosyal medya ekibinin etkinliğinize katılmasını sağlayın. Bir sosyal medya ekibini unutma. Her olay veya sektör için zorunlu olmasa da, daha fazla sayıda olay izleyicilerinin viral gücünden yararlanmaya odaklanmaktadır. Kitleniz tweet atıyorsa, Instagram'da Facebooking ve fotoğraf çekme - aynı şeyi yapmalısınız ve yürütmek için eğitimli bir ekibe ihtiyacınız olacak.
34. Nişenize hizmet eden ve katılmaya istekli olan satıcıları arayın.. Birlikte çalışabileceğiniz en iyi satıcılar, küçük işletme kültürüne aşina olanlardır. Küçük işletmelerle sık olarak çalışan ya da rollerinden daha büyük bir seviyede yer alacak satıcıları arayın.
Etkinlik Günü: Çekerek Çıkarma
35. Beklentileri dikkatli bir şekilde belirleyin - sonra teslim edin. İzleyicinin BÜYÜK (iyi değil) bir deneyime sahip olduğundan emin olun; ve onlara katılmayı umdukları şeyi verdin.
36. Tutum bulaşıcıdır. Konukların büyük kısmı etkinlik boyunca sizin tutum ve dinamiklerini oynatacak. Örnek olarak yol göster ve iyi zaman geçir.
37. Kalabalık reaksiyonunun barometreniz olmasına izin verin. Etkinlik sırasında izleyicileri okuyun. İnsanlara nasıl olduklarını sorun. İşler harika gidiyorsa ve değilse, bileceksiniz.
38. Daima kendinize sorun: Bu katılımcılar ile nasıl ilgilidir? Kitlenin% 80'inden fazlasıyla alakalı içerik sunduğunuzdan emin olun. Seyirciler işlerini ve kariyerlerini geliştirmek için somut taktiklerle uzaklaşmalı… ve konuşmacının enerjisini hissetmeli. İşiniz ve ne yaptığınız hakkında konuşma - izleyiciye ihtiyaç duydukları şeyi teklif etmeden - herkes için zaman ve para kaybıdır.
39. Törenlerin veya konuşmacıların ustası olarak - pratik yapın. İşinizi biliyorsunuz, ancak sunum yapmayı bildiğinizi varsaymayın. Sunumunuzu yapma, soruları yanıtlama ve izleyicinin zorlu ve çatışmacı üyelerini ele alma alıştırması yapın. Ne kadar hazırlıklı olursanız o kadar iyidir.
$config[code] not found40. Elinden gelenin en iyisini yap. Parçası bak… rahat ol ama ileriye bak. Bir muhasebeci ya da avukat olsanız bile, en belirgin kararınızı ya da kravatınızı seçin. İnsanlar kendi derinizde ne kadar rahat olduğunuzu hatırlıyor.
Acil Durum Planı: İşler Yanlış Gittiğinde Ne Yapmalı?
41. Olayı, adım adım izleyin ve 2 sütunlu bir liste yapın: bir sütunda neyin yanlış gidebileceği ve ikincideki acil durum planınız. Beklenmedik için hazırlıklı olun. Belki ses sistemi arızalıdır. Belki de ana sunum sunucunuz kefalet hakkına sahiptir. Baş edebilir ve devam edebilir misin?
42. Boşlukları doldurmak için yardım etmeye hazır olun. Önceden planlama yapmak başarı için harika bir formül olsa da, asla yeterli olmaz. Beklenmeyen bir şey her zaman ortaya çıkar. Bu nedenle, hafifletici durumlar için biraz fazladan dirsek gres koymak gerekir. Bu, catering düzenlemeleri, baskı gereksinimleri, konuk odaları, hava durumu tahminleri, eğlence ve daha fazlası için geçerlidir.
Yukarıdaki küçük işletme etkinliği planlama ipuçlarına katkıda bulunan uzmanlara teşekkür ederiz:
- Matt Telfer, Heart Nerede Pazarlama Müdürü ve Marketing Nerd'de blog yazarı İpuçları 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, Genel Müdür, Doubet Consulting İpuçları 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, Etkinlik Planlayıcısı ve Sahibi, L2 Etkinlik Prodüksiyonu İpuçları 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, İnternet Pazarlama ve Satış Ortaklığı Programı Müdürü, 2. Gün Baskı İpuçları 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, CEO, Etkinlik Baş Uzmanı, Liz King Etkinlikleri İpuçları 7, 9, 33, 34
- Etkinlik endüstrisi sözcüsü ve Etkinlik Yöneticisi Blog editörü Julius Solaris İpuçları 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, Teknoloji Evangelisti ve Küçük Biz Teknolojisi Editörü İpuçları 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, Küçük İşletme Trendleri Kurucusu ve CEO'su İpuçları 16, 17, 20
Shutterstock: Plan, Bütçe, Boş, Ziyafet, Takım, Utanmış
109 Yorumlar ▼
