Bir müşteri ofise girdiğinde, resepsiyonist tanıştığı ilk kişidir. Resepsiyonistler, halkla çalıştığı şirketler arasındaki bağlantıdır ve bu nedenle tüm ofis politikaları ve prosedürleri hakkında bilgi sahibi olmaları gerekir. Bir müşterinin sahip olduğu her soruyu cevaplayamayabilir, ancak müşteriyi her zaman yapabilen birine yönlendirebilmelidir.
Selam Ziyaretçiler
Bir resepsiyonistin temel görevi ziyaretçileri karşılamak ve bunları uygun ofislere veya yöneticilere yönlendirmektir. Resepsiyonist, herhangi bir şirketin genel yüzüdür ve tüm ofis prosedürleri ve politikaları konusunda güler yüzlü, yardımsever ve bilgili olmalıdır. Bunlar bir ofisten diğerine değişebilir. Örneğin, bir tıbbi resepsiyonistin her hastadan nasıl sigorta bilgileri alacağını ve gerektiğinde eş ödemeleri nasıl alacağını bilmesi gerekecektir. Tıbbi soruları yanıtlamaları gerekmese de, sorunları varsa hastaları kimin yönlendireceğini bilmeleri gerekir. Bir hukuk bürosundaki bir resepsiyonist yasal tavsiye vermemelidir, ancak ofisinde kimin bir müşteriyle çalışacak uzmanlığa sahip olduğunu bilmeli ve onu derhal o kişiye yönlendirmelidir.
$config[code] not foundOfis Politikalarını Uygula
Bazı durumlarda, resepsiyon görevlileri ofis politikalarını ve prosedürlerini uygulamaktan sorumludur. Belirli ofis politikaları bir ofisten diğerine değişecektir, ancak genellikle ofisdeki çalışanların ve müşterilerin güvenliğini ve refahını korumak için tasarlanmıştır. Büro politikaları, sigara içme, alkollü içki içme ve ofiste ya da resepsiyon alanında cinsel ya da sözlü tacizde bulunma yasaklarını içerebilir. Ayrıca çoğu ofisin temel bir kıyafet kuralları vardır ve ofise giren herkesin ayakkabı giymesi ve uygun giysiler giymesini gerektirir. Diğer temel ofis politikaları çalışma saatlerini, faturalandırmayı ve hizmet veya ücretlerdeki herhangi bir değişikliği müşterilere nasıl bildireceğinizi kapsar. Tüm çalışanlar gibi, resepsiyonist de ofis politikalarından haberdar olmalı ve her zaman çalışan el kitabına sahip olmalıdır.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiGizlilik ve Gizlilik Sorunları
Birçok ofiste, resepsiyon görevlileri büyük miktarda bilgiyi doldurmaktan sorumludur. Bunlar, müşterilerin istihdam kayıtlarını, yasal veya tıbbi geçmişlerini, adres ve iletişim bilgilerini veya finansal bilgileri içerebilir. Bir resepsiyonistin işvereni bu bilgilere tam olarak erişebilse de, resepsiyonist bunu ofis dışındaki herhangi biriyle veya ofis veya işyerinde yetkisiz personel ile paylaşmamalıdır. Ofis politikaları, müşterilere gizlilik hakkı konusunda katı kurallar sağlar ve çoğu zaman izinsiz bilgileri serbest bırakmanın cezalarını içerir. Resepsiyon görevlilerine çok kişisel bilgiler emanet edildiklerinden, bu politikaların farkında olmaları ve her zaman bunlara uymaları gerekir. Resepsiyon görevlileri ayrıca müşterilerini gizlilik hakları konusunda bilgilendirebilmeli ve bu konularla ilgili olabilecek tüm sorularını yanıtlayabilmelidir.
