Bir ofis otomasyon asistanı, ABD hükümeti içindeki ortak bir idari destek pozisyonunun unvanıdır. İçişleri Bakanlığı, Çalışma, Gaziler Sağlık İdaresi, Göçmenlik ve Gümrük İcra Dairesi ve Tarım Dairesi gibi çeşitli kurum ve kuruluşlar ofis otomasyon asistanı olarak insanları işe alıyor. Bu federal çalışanlar, çalıştıkları kurumun çalışmalarına yardımcı olan bir dizi idari görevden sorumludur.
$config[code] not foundOfis Otomasyonu Yardımcısı
Ofis otomasyon asistanları ofis iletişimini kolaylaştırır ve profesyonel bir çalışma ortamı sağlar. Telefon görüşmelerine cevap verebilir, aramaları yönlendirebilir, mesaj alabilir, ofise ziyaretçi kabul edebilir ve ofisteyken ziyaretçilere eşlik edebilir. Ofis otomasyon asistanları genel nitelikteki e-postaları ve mektupları cevaplayabilir, genel bilgi taleplerini yerine getirebilir, en çok belirtilen kişiye teknik veya özel yazışmalar iletebilir ve dış postayı ofis personeline dağıtabilir. Ek olarak, ofis otomasyon asistanları ofisler arası iletişimi dağıtır ve ofis ilan panosunu korur.
Bilgi ve Üretim
Ofis otomasyon asistanları yazılı materyallerin üretilmesinden ve geliştirilmesinden sorumludur. Raporları, mektupları, formları, notları ve diğer dokümanları yazabilir, biçimlendirebilir ve düzenleyebilirler. Kayıtları ve dosyaları, ofis zaman çizelgeleri ve katılım kayıtları da dahil olmak üzere fiziksel veya elektronik formatlarda tutarlar ve yönlendirildiği şekilde iletirler. Ofis otomasyon asistanları ayrıca kılavuzları ve ofis prosedür talimatlarını gerektiği gibi günceller.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiPlanlama ve Tedarik
Ofis otomasyon asistanları, personelin resmi işyerinde seyahat etmeleri ve ayrıca ofisin düzenli çalışması için planlar ve hazırlıklar yapar. Seyahat planları hazırlayabilir, ulaşım için düzenleme yapabilir, otel rezervasyonları yapabilir ve seyahat rezervasyonları yapabilir, seyahat yetkilendirmeleri alabilir, seyahat kuponları ve seyahatle ilgili diğer görevleri hazırlayabilirler. Seyahate hazırlanırken görevliler için brifing ve sunum malzemeleri hazırlayabilirler. Ofis otomasyon asistanları ayrıca ofis malzemelerine olan ihtiyacı tahmin ediyor, özel ürün talepleri alıyor, malzemeleri tedarik etmek için belirlenmiş prosedürleri takip ediyor ve ardından malzemeleri dağıtıyor. Ofis otomasyon asistanları, ofis ekipmanlarından herhangi birinde sorun olduğunda tamir teknisyenlerini ayarlamak için belirlenmiş prosedürleri takip eder.
Büro ve İdare
Ofis otomasyon asistanları ofisin büro ihtiyaçlarını karşılar. Belgelerini yazmaları, dikte kayıtlarını yapmaları, toplantı tutanakları almaları, fotokopileri çekmeleri, faks göndermeleri, evrakları doldurmaları ve ofis malzemelerini doldurmaları istenebilir. (Aslında, dakikada 40 kelimelik veya daha hızlı bir yazma hızı işin bir gereğidir.) Ayrıca, ofis otomasyon asistanları, yokken diğer büro personelinin görevlerini yerine getirmelidir.
