Dosyalama sistemleri, bilgileri bulmayı kolaylaştıran tutarlı kurallara göre bilgileri organize eden ofis prosedürleri oluşturur. Dosyalama sistemleri, diğer bireylerin ve kuruluşların şirkete gönderdiği belgeleri, şirket içi faaliyetlerin kayıtlarını ve şirketin diğer şirketlere ve kişilere gönderdiği bilgi kayıtlarını düzenler.
Gelen Kutusu ve Giden Kutusu
Giden kutusu, dağıtılmadan önce giden belgeleri tutar. Giden belgeler, kurum dışındaki kuruluşlara e-postayla taramak ve göndermek için giden postaları, faksları veya belgeleri içerir. Gelen kutusu, gelen belgeleri dosyalanmadan veya dahili olarak dağıtılmadan önce tutar. Bu belgeler notları; yeni bir proje, girişim veya müşteriyi ayrıntılandıran belgeler; ve postayla gelen belgeler. Bazı gelen kutularının iki bölümü vardır. Bir bölüm mevcut dosyalara sahip belgeleri tutarken, diğer bölüm yeni bir dosyaya ihtiyaç duyan belgeleri tutar.
$config[code] not foundDosyalar ve Kategoriler
Dosyalar, ad, tarih, konu, konum, proje veya diğer verilere göre bir arada bulunan bilgileri tutan klasörlerdir. Birden fazla dosya kategorilere göre gruplandırılmıştır. Genellikle bu kategorilere bir renk atanır ve bu kategorilere kolay başvuru için renk kodlu klasörler veya etiketler kullanılır. Dosyalama sistemleri, bireysel dosyaların bir kategorideki mantıksal yerleşimini oluşturur. Örneğin, bir doktorun ofisinde hastanın soyadı için alfabenin her harfine karşılık gelen renk kodlu kategoriler bulunabilir. Diğer dosyalama sistemleri, dosyaları konulara göre, sayısal, coğrafi ve kronolojik kategoriler ve pozisyonlara göre düzenler.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiYazışma
Gelen posta, belgelerdeki bilgilerle ilgili dosyalarda saklanır. Şirketler, gelen postalara verilen cevapların kopyalarını orijinal gelen belgelerle aynı dosyaya koydu. Bazı şirketler henüz teslim edilmemiş cevaplardan ayırmak için tamamlanmış cevapların fotokopilerini basarlar. Aynı şekilde, giden belgelerin fotokopileri, belgeler hakkındaki bilgileri içeren dosyalarda saklanır ve şirketin bu belgelere verdiği herhangi bir yanıtla aynı dosyada saklanır.
Dahili Dağıtım
Gelen kutusu, bireysel çalışanlar için postalar, notlar ve bireysel çalışanların aldığı diğer fiziksel belgeler de dahil olmak üzere bir kuruluş içinde dağıtılan belgeleri tutar. Dahili gelen kutusu belgeleri çalışanlara açılan kutulara yerleştirilerek ve bazen de belgeleri uzak çalışanlara tarayarak ya da fakslayarak çalışanlara dağıtılır.
Dosyalama Anahtarı
Mantıken yeni bir belgeye karşılık gelen mevcut bir dosya yoksa, depolamak için yeni bir dosya oluşturulur. Aynı şekilde, belgeye uyan bir kategori yoksa, yeni bir belge için yeni bir kategori oluşturulur. Dosya anahtarları dosyalama sistemi için bir dizin sağlar. Dosya anahtarları bir dosyalama sistemindeki tüm kategorileri listeler ve kodlar ve bilgilerin her bir kategoride nasıl düzenlendiğini gösterir. Yeni bir kategori oluşturulduğunda, dosya anahtarı güncellenir ve personelin geri kalanına dağıtılır veya merkezi bir referans noktasında gösterilir.
