Konferans planlayıcısı olarak kariyer, çok çeşitli ticari faaliyetlerde çalışırken ilginç yerlere seyahat etme fırsatı sunar. Bir şirket, kar amacı gütmeyen kuruluş veya toplantı ve etkinlik şirketi için şirket içi personel olarak çalışabilir veya ticaretinizi bağımsız bir danışman olarak atabilirsiniz. Bir konferans planlayıcısının çalışmalarının çoğu, etkinlik planlandıktan sonra gelir; organizasyon ve detaylara dikkat, başarılı toplantı profesyonellerinin kilit özellikleridir.
$config[code] not foundPlanlama
Konferans planlayıcıları, müşterinin ayrıntılı fikirleri olsa bile toplantı geliştirmeye yardımcı olur. İlk planlama toplantısında, planlayıcı müşterinin hedeflerini tartışır; Bu hedefler arasında kar elde etmek, üye alım ve iadesi parası oluşturmak veya aktif üyelere veya önemli sektör profesyonellerine konuşma alanları kazandırmak sayılabilir. Planlama ekibi, en fazla katılımcıyı, en iyi tarihleri, toplantı için bir temayı, geçmiş olay tarihini, gündemi ve lojistik ihtiyaçları çekebilecek yerleri tartışır.
bütçeleme
İlk toplantıdan sonra, bir konferans planlayıcısı, ayrıntılı gelir ve gider projeksiyonları dahil olmak üzere bütçenin ilk taslağını oluşturur. Müşteri bütçeyi onayladıktan sonra, planlamacı, pazarın yanı sıra satıcılar ve tedarikçilerin pazarlığı ve rezervasyonu ile ilerlemeye devam eder. Oda fiyatlarının, yemek ücretlerinin, görsel-işitsel fiyatların ve diğer masrafların müzakere edilmesi bir konferans planlayıcısının kilit sorumluluğudur. En iyi fırsatları bulma ve bu maliyetleri azaltma yeteneği, birçok toplantı uzmanı için kilit bir satış noktasıdır. Bazı durumlarda, planlamacı müşteri adına sözleşmeleri imzalamaya yetkilidir; Diğer durumlarda, planlayıcı bunları müşterinin incelemesi ve imzası için hazırlar.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiLojistik
Sözleşmeler yapıldıktan sonra, planlayıcı konferansla ilgili birçok ayrıntıyı yönetir. Buna pazarlama, kayıt, rozet yapma, konuşmacı odaları rezervasyonu yapma, reklam, stant ve sponsorluk satışları, yiyecek ve içecek düzenleme, çocuk ve eş etkinlikleri oluşturma ve golf ve tenis turnuvaları gibi dış etkinlikler düzenlemeyi içerir. Bu çalışma, detaylı bir şekilde konferans planlayıcısının birincil sorumluluğuyla, önemli ölçüde izleme ve izleme gerektirir. Rozet siparişi vermeyi unutmak, örneğin tüm toplantıya zarar verebilir.
infaz
Etkinlik sırasında, konferans planlayıcısı genellikle site içindedir ve site personeli ile görüşmek için erken bir tarihte ortaya çıkar. Planlayıcı, seminer salonu kurulumlarını, fuar stand alanını, kayıt masasını ve yemek alanlarını izler ve tüm gönderilerde mekana giriş yapar. Konferans planlayıcısı, ortaya çıkan sorunları çözebilmek için her saat hazır olmalıdır. Deneyimli planlamacılar, bir problem durumunda daima yedek planlarını hazırlar. Eğer müşteri yiyecek ve içecek için katılımcı sayısına göre ödeme yapıyorsa, planlayıcı katılım numaralarını her etkinlikte catering yöneticisine bildirir.
Takip et
Etkinlikten sonra, planlayıcı konferans sırasında olanları gözden geçirir ve konferans sonrası bir rapor hazırlar. Planlayıcı tüm sözleşmeleri gözden geçirir ve onaylar, katılımcıları araştırır ve sonuçları derler ve henüz toplanmamış tüm standlar, reklamlar, sponsorluklar veya kayıtlar için faturalar gönderir. Önemli olan, planlamacı, olayı değerlendirmek üzere müşterileri ile buluşur.
