Büyük bir konferans salonundaki bir toplantı planlayıcısı, otelden ayrılana kadar müşterinin ilk temasından itibaren müşterinin etkinliğinden sorumludur. Planlayıcı, rezervasyon toplantısı ve otel odalarından yiyecek ve ekipman kurulumuna kadar her şeyi gerçekleştirir. Büyük bir tesiste, tümü farklı uzmanlık alanlarına sahip ve grup etkinliklerinde birlikte çalışan birkaç toplantı planlayıcısı olabilir. Bu farklı alanlara örnek olarak rezervasyonları, yiyecek ve içecek ve halkla ilişkiler verilebilir.
$config[code] not foundHalkla İlişkiler ve Pazarlama
Bu rolde, toplantı planlayıcısı, konaklama ve konferans tesislerinden halka kadar bir temsilci olarak görev yapar. Planlayıcının görevi, tesisin olumlu bir üne sahip olduğundan emin olmak ve müşteri rezervasyonlarını getirmeye yardımcı olmaktır. Toplantı planlayıcıları, tesisin hizmetlerini özetleyen broşürler oluşturur, etkinlik planlama hizmetleriyle ilgili e-postayla veya telefonla gelen soruları yanıtlar ve otelin web sitesinde kullanılmak üzere mevcut toplantı olanakları ve hizmetleri hakkında bilgi sağlar. Bu rolde, planlayıcı, tesisin etkinlik planlama departmanı için multimedya reklamları için içerik oluşturur. Planlayıcının, yeni ve devam eden işleri teşvik etmek için işletmelere ve sözleşmelere ulaşması da gerekmektedir.
Rezervasyon ve Kayıt
Öncelikle rezervasyon ve kayıtta çalışırken, toplantı planlayıcısı müşterilere katılımcılar için otel ve balo salonu rezervasyonları yapmalarında yardımcı olur. Grubun ne kadar büyük olduğuna ve sahada hangi etkinliklerin gerçekleştirileceğine bağlı olarak, toplantı planlayıcısı konferans merkezinde hangi toplantı odalarının müşterinin ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayacağını önerir. Planlayıcı ayrıca müşterinin katılımcıları için otel odaları grupları için kitap ayırır ve gerekli taşma lojmanlarına yardımcı olur. Toplantı planlayıcısının bu rolünün bir kısmı, bir grup iskonto oranının müzakere edilmesini ve muhtemelen seyahat düzenlemelerine yardımcı olmayı içerir. Toplantı planlayıcıları ayrıca katılımcılar için yerinde kayıt konusunda yardımcı olur.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiYiyecek ve içecek
Her kongre yiyecek ve içecek servislerine ihtiyaç duyar. Neyse ki müşteriler için, yerinde toplantı planlayıcıları onlar için bu konuyla kolayca ilgilenir. Toplantı planlayıcısı, müşterinin öngörülen katılımcı sayısı için ne kadar yiyecek gerektiğini bulmasına yardımcı olur. Bunun bir kısmı, yemeklerin oturma akşam yemeğinde mi yoksa açık büfe tarzında mı servis edileceğini ve hangi içeceklerin sunulması gerektiğini belirlemeye yardımcı olmaktadır. Toplantı planlayıcısı, müşteri ile her yemeğin menüsünü tartışır ve müşteri için bir bütçe veya paket anlaşması geliştirilmesine yardımcı olur.
Teknik Görevler
Bir toplantı planlamacısının işinin büyük konferans konaklama mülkünde birçok farklı teknik yönü vardır. Rolün teknik finansal yönlerinden biri, müşteriye bir bütçe geliştirmesine yardımcı olmak ve tesisteki tüm hizmetlerin nasıl ödeneceğini belirlemektir. Toplantı planlayıcısı, müşterinin tüm etkinliğini düzenleyerek, müşterinin hangi zamanda hangi konferans odalarını kullanabileceğini bilmesini ve bir etkinlik programı geliştirmesini sağlar. Planlayıcılar ayrıca müşterinin ihtiyaç duyduğu herhangi bir görsel işitsel veya diğer özel ekipmanı bulmak, kiralamak ve kurmaktan sorumludur. Bir toplantı planlayıcısı, müşterinin isteğine göre eğlence ayarlayabilir ve düzenleyebilir.
