Toplantıları Daha Etkili Yapmanın 13 Yolu

“Problem çözme toplantılarını daha etkin hale getirmek için hangi çerçeveyi kullanabilirim?”

Toplantıları Daha Etkili Hale Getirmek

İş Modeli Tuvalini kullanın

“İş Modeli Tuvali, başarılı iş çözümleri geliştirmenin çok yönlü yapısını bütünsel olarak ele alan bir süreçtir. Sistematik olarak müşterilerinizden paydaş menfaatlerini tedarik zincirinize ve yatırımcılarınıza hizalayarak uygulanabilir, eyleme dönüştürülebilir çözümler sunmanıza yardımcı olur. ”~ Christopher Kelly, Convene

Duvarları yıkmak

“Sık sık, problem çözme toplantıları katı ve koordineli olaylar. Yapılandırılmış bir yaklaşıma sadık kalmak yerine, iyi notlar almaya yetkin birisini bulun ve ekibinizin eski moda bir şekilde “hash etmesine” izin verin: bir odada, bir topluluk boynuzu tutmak zorunda kalmadan birbirleriyle konuşmaya ve sorunların komite tarafından çözülmesi. ”~ Nathan Hale, First American Merchant

Sorumluluk Ekleyin

“Kuruluşumuzda özel entegrasyonlarla ilgili birçok teknik sorunu çözüyoruz. Bizim için çalışan çerçeve: analiz etmek, tartışmak, önermek, özetlemek, çözmek, takip etmek. Toplantıdan önce tüm sorunları analiz eder ve kısaca tartışırız (en fazla 30 dakika). Çözüm önerileri daha sonra toplandı ve yeniden gönderildi. Kararları uyguluyor, kaydediyor ve takip ediyoruz. ”~ Duran İnci, Optimum7

Toplantının Herkes İçin Ayağa Kalmasını Sağlayın

“İnsanlar gereksiz yere uzun süre ayakta durmayı sevmiyor. Bu doğal değil. InGenius Prep'te Joel Butterly bu kuralı uyguladı ve bizi toplantılardaki sorunları etkin bir şekilde ele almamıza ve somut eylem noktaları ile sarmaya zorladı. Zaman sınırları çok esnek olmayabilir ve sınırsız zaman, üretkenliğin zehir hapıdır. Öyleyse ayağa kalk. ”~ David Mainiero, InGenius Hazırlık

Tamamlamak istediğiniz şeyi tanımlayın

“İşte toplantılarımız için kullandığımız çerçeve: Toplantıda gerçekleştirmek istediğiniz şeyi tanımlayın. Sonucun net olduğundan emin olun. Bir şeyi üç konuşma noktasıyla takip edin. Bu bir tez ifadesinin üç parmağı gibidir. Bir şeyi başarmak için hangi üç şeyi tartışacaksınız? Gündemi vaktinden önce ayarlayın. ”~ Jon Tsourakis, Revital Agency, LLC

Herkesin Duyduğundan Emin Olun

“Çalışmalar, eşit katılımın ekip çalışmasını içeren projeler için anahtar olduğunu gösteriyor. Hakim personel bile dinlemekten kazanır ve daha rezerve edilmiş personel çoğu zaman duyurulamayan harika fikirlere sahiptir. Kesin karar vermekten vazgeçen bir toplantı ayarlamaya çalışın veya herkesin kesintisiz konuşabilmesi için yumurta zamanlayıcı kullanın. ”~ Brandon Stapper, 858 Grafik

Bunları Kısa ve Yapılandırın

“Çok sayıda çalışma dikkatimizi 20 dakika sonra azalmaya başladığını göstermiştir. Bu yüzden toplantılar için 20 dakikalık bir kapanma noktam var. Her şeyin o kadar kısa sürede tamamlandığından emin olmak için toplantıları da yapılandırılmış olarak yapıyorum. Engellemek yerine, her çalışanın bir sorun hakkında görüşlerini bildirmesini sağladım ve sonra birlikte hızlı bir karar verdik. ”~ Elle Kaplan, LexION Capital

Sorunları Değil Çözümleri Tartışmaya Hazırlanın

“Tüm şirket oyuncuları, sorunu teşhis etmek için saatlerini engellemeli, makul çözümlerle toplantıya gelmeli ve ardından bir toplantıyı yalnızca katılım sağlamak ya da geri bildirim almak için kullanmalıdır. Bu şekilde katılımcılar, beyin fırtınası yapmak için çok zaman harcamak yerine bir fikri değiştirebilirler. Ayrıca, görüşmeleri kısa ve toplantı odasının dışında tutmak için e-posta, Slack veya Trello gibi araçlar kullanabilirsiniz. ”~ Jake Dunlap, Skaled

Takımınıza Yeni Bir Referans Çerçevesi Verin

“Sorunları çözmeyi düşünüyorsanız, bir odadaki herkesi süresiz bir şekilde kilitlemek demektir, o zaman bir vizyon çizelgesine bakın. Yanma kuruluğu görüşünüzü iyileştirmedikçe (bulanıklaştırma yerine) yanıp sönme. Gerçek şu ki, monoton uyaranlar (zorlu bir bulmacanın bile) aklı uyuşturur. Öyleyse manzara değişikliğini deneyin. Yeni şeyler yeni düşünme biçimlerini zorlayabilir ve kritik epifajlara yol açabilir. ”~ Manpreet Singh, TalkLocal

Açıkça Tanımlanmış Bir Sorunla Başlayın

“Beyin fırtınası çok iyi çalışma eğiliminde değil. Önemli olan problemi iyi tanımlamak ve sonra bir çözüme ulaşmak için şimdi uygulayabileceğiniz belirli stratejilerden bahsetmektir. Bir şeyin ne kadar küçük ya da saçma olduğu önemli değil. Mükemmel bir plan yapmaktan şimdi harekete geçmek isteyen herkes için daha iyidir. ”~ Thomas Smale, FE International

Birden Fazla Çözümü Kabul Et

“Bir problem çözme toplantısı 15 dakika boyunca oturumdayken, ekibinizin birden fazla üyesi nasıl ilerleyeceğine dair bir fikir edinmekle yükümlüdür. Lider olarak en büyük işiniz, ortaya konulan seçenekleri filtrelemek. Uyumluluklarını ve sınırlamalarını bulun. Her üyenin kendi bakış açısına saygı duyulacağını ve test edileceğini bilmelerini sağlayın. ”~ Cody McLain, SupportNinja

Üç Hedefe Odaklanmış Kal

“Etkili problem çözme toplantıları için üç aşamalı bir süreç, kaos ve başarı arasında fark yaratabilir. Önemli olan, toplantının amacını açıkça ortaya koymak ve herkesi her adımda odaklanmaktır. Adım 1: Sorunu tanımlayın. Adım 2: Seni neyin engellediğini tanımla. Adım 3: Bir çözüm üzerinde anlaşın. Mümkünse, tarafsız bir toplantı kolaylaştırıcısı herkesin odaklanmasını ve takip edilmesini sağlar. ”~ Nicole Munoz, Hemen Sıralamaya Başlayın

Herkesin Ödevini Yapmasını Sağlayın

“Çözmemiz gereken bir sorun varsa, ekibe genel bilgilere ve odaklanmamız gerektiğini düşündüğüm birkaç kurşun noktasına mesaj atacağım ve beyin fırtınası yapıp notlarını getirmelerini isteyeceğim. Bu şekilde, sorunu yeniden şekillendirmekle zaman kaybetmiyoruz ve çözüm bulmak için doğrudan zıplayabiliyoruz. Tartışmalarımızda bir başkası ortaya çıksa bile, bir soruna odaklanıyoruz, bu yüzden sohbeti raydan çıkmıyor. ”~ Micah Johnson, GoFanbase, Inc.

Shutterstock ile Toplantı Fotoğrafı