İdari asistanların günleri, zamanlama, e-posta gönderme ve projeleri yönetme gibi birçok görevle doldurulur. Buna ek olarak, bazen müsait olmadığında patronunuz için bir mesaj almak gerekli olabilir. Net olmayan, kötü yazılmış bir mesaj patronunuzu sinirlendirebilir. Onu etkilemek istiyorsanız, aramanın niteliğini ve istenen yanıtı özetleyen ayrıntılı bir mesaj gönderin. Yönetici asistanı olmasanız bile, ara sıra kullanılamayan bir patron için mesaj almanız gerekebilir.
$config[code] not foundTelefondayken
Arayan kişiye mesaj bırakmak isteyip istemediğini sorun. Cevap "hayır" ise, bir mesajı cesaretlendirmek için bir dakikanızı ayırın. Ona patronunun bütün gün toplantılarda olacağını söyle, bu yüzden geri arama en iyi seçenek olmayabilir.
Arayan kişiden ayrıntılı bir mesaj vermesini isteyin. Bazı arayanlar "Sadece beni aramasını sağlayın" diye cevap verecektir. Maalesef, patronunuz bu kadar belirsiz bir mesajdan memnun olmayabilir. Bu durumda, "Tabii ki, bunun bununla ilgili olduğunu ne söyleyebilirim?" Şeklinde cevap verin.
Arayan kişiden tam bir isim isteyin. İlk isimler patronunuz için karışıklığa neden olabilir. Basitçe, "Tam adınızı sorabilir miyim?" mesajı indirirken.
Arayan kişinin telefon numarasını isteyin. Bu açık görünse de, aramanın diğer yönlerine odaklandığında numarayı unutmak kolaydır. Arayan kişi e-posta ile iletişim kurmayı tercih ederse, bunu da yazın.
Soruları sorarken tüm bu bilgileri hurda kağıda yazın. Aramanın tarihini ve saatini de yazın.
Mesajı Aktarma
Arama için notlarınızı küçük bir kağıda yerleştirin. Her mesaj sadece bir kağıt parçasını doldurmalıdır. Her fişe birden fazla mesaj yazmaktan kaçının.
Aramanın tarihini ve saatini not alın, ardından kağıdın üst kısmındaki arayanın adı ve soyadı yazınız. Muhasebeci veya tedarikçi gibi patronunuzla pozisyonunu veya ilişkisini de verdiyse, bunu da buraya yazın.
Aramanın amacını kısa bir cümleyle özetleyin. Bunu arayanın isminin altına yaz. Kısa ve spesifik olun, böylece patronunuzun bunun ne hakkında olduğunu merak etmesi gerekmez.
Arayan kişinin telefon numarasını mesajın altına yazın.
Çağrı çok önemliyse, "ACİL" yazısını büyük harflerle notun sağ üst köşesine yazın. Çoğu telefon mesajı bu kategoriye girmez. Acil mesajlar, aile üzerindeki acil durumlara veya şirket üzerinde büyük olumsuz etkileri olabilecek ticari sorunlara işaret eder.
Mesajları mümkün olan en kısa sürede patronunuza iletin. Her mesajı ona verirken, yüksek sesle oku. Bu sayede önemli bir mesajı kaçırması ihtimali yoktur.
Bahşiş
Ne zaman konuşacağını bil. Bir mesaj gerçekten acil bir durum ise, özellikle patronun ailesiyle, onu kes ve hemen arayanı anlat. Hayattaki bazı şeyler bir iş toplantısından daha önemlidir.
