Bir sekreterin görevleri genellikle patronu ve / veya diğer çalışanları için seyahat düzenlemeleri yapmaktır. Sekreterler genellikle yoğun yöneticilerin programlarını tutmaktan sorumlu oldukları için, seyahat planlarını da üstlenirler ve otel rezervasyonları ve araç kiralama da dahil olmak üzere düzenlemelerin yapılmasını sağlarlar.
Seyahat Düzenlemeleri Yapmayı Planlamak
Bir sekreter patronunun iş için seyahat etmek zorunda olduğunu keşfettiğinde, beklenen yolculuğun kesin tarihini öğrenmesi gerekir. Bölümünüzdeki veya ofisinizdeki herkes için seyahat düzenlemeleri yapmaktan sorumluysanız, diğer personel üyelerinin de aynı zamanda seyahat edip etmediğini belirlemelisiniz. Çalıştığınız şirkete bağlı olarak, seyahat masrafları için bütçeyi belirlemeniz veya paranın seyahatler için bütçede olup olmadığını görmek için muhasebe departmanına başvurmanız gerekebilir. Tercih ederse, patronunuzun seyahat edeceği bölgede hangi otellerin bulunduğunu öğrenmeli ve odaların maliyetlerini ve müsaitlik durumunu elde etmelisiniz.
$config[code] not foundSeyahat Düzenlemeleri Yapma
Artık seyahat günlerini ve seyahat edenlerin sayısını doğruladığınıza göre, gerçek seyahat düzenlemelerini yapmanız gerekir. Bir sekreterin görevleri arasında çevrimiçi olmak ve rezervasyonları kendi başlarına yapmak veya tüm bilgileri içeren bir seyahat acentesine başvurmak yer alabilir. Daha büyük şirketler, sekreterin yalnızca önerilen güzergahı sağlaması gereken bir seyahat departmanına sahip olabilir ve seyahat personeli tüm düzenlemeleri gerçekten yapmakla yükümlüdür. Sorumluluğunuz ayrıca düzenlemelerin onaylanmasını gözden geçirmeyi ve doğru yapılmasını da içerecektir. Patronunuzun uçakta oturma tercihleri olup olmadığını, kaç tane bagajın alınacağını ve kontrol edilmesi gerektiğini bilmelisiniz. Patronunuzun katıldığı toplantı veya konferans onun yerine oturmayı zorunlu tutabilir ve muhtemelen onun adına RSVP'yi göndermek sizin sorumluluğunuzda olacaktır.
Düzenlemeleri Tamamlama
Seyahat düzenlemeleri yapmanın diğer bir kısmı, uzakta iken patronunuz için seyahat ihtiyaçlarının dikkate alınmasını içerir. Patronunuzun havaalanına ulaşması gerekip gerekmediğini veya arabasını havaalanına park etmenin bedeli ödenip ödenmeyeceğini bilmelisiniz. Patronunuzun gideceği yere vardığında kullanması için güzergahın basılı bir kopyasını vermelisiniz, böylece günlük programını bilmeli ve otelin adreslerini ve toplantı veya konferansın yerini belirtmelidir. Otele varışta müsait olacak bir araba kiralayabilir veya otel servisinin otele götürmesini sağlayabilirsiniz. Seyahat düzenlemeleri yaparken sekreterin görevleri, seyahatin her yönünün ele alınmasını sağlamaktır.
