Toplantıda Tutanak Nasıl Kabul Edilir

Bir toplantıda tutanakların alınması, insanların not almak için tartışmaya dahil olabileceği bir iş toplantısı sırasında çözülecek eylem noktalarını, kararları ve sorguları not almanın etkili ve yararlı bir yoludur. Normalde, toplantı sırasında not alması, okunaklı bir biçimde düzenlenmesi ve toplantının bitiminden sonra katılımcılara yayınlanması belirli bir tutanaktır. Resmi toplantılarda, önceki toplantı tutanağı üzerinde toplantı katılımcıları tarafından kararlaştırılmalı ve mevcut toplantı tutanaklarının transkriptine kabul edilmelidir.

$config[code] not found

Dakika kabul

Mevcut toplantıda bir nisabın mevcut olup olmadığını belirleyin. Bir nisap, bir hareketi onaylamak ve dernek veya grubun tüzüğü uyarınca nihai kararları almak için gerekli asgari üye sayısı olarak tanımlanır. Karar nisabı olmadan, resmi bir toplantı yapılamaz.

Sekreteri dernek, kurul veya gruba okutun ya da okutun, toplantıya katılanları ve yapılan tüm eylemleri dikkate alarak önceki toplantıdan gelen tutanakları yüksek sesle okuyun.

Onay almadan önce düzeltmeleri yaparak önceki toplantıdaki tutanakları tartışın. Tartışma gerçek tartışmalara açık olmalı, eski tartışmalara veya çatışmalara yol açmamalı.

Yerden bir hareket çağrısı yapın. Yönetim Kurulu Başkanı, grup veya toplantı başkanı veya başkanı, bir önceki toplantının tutanaklarını okunduğu veya belirtilen değişikliklerle birlikte belirtildiği gibi kabul etme hareketi ister. Hareket herhangi bir oylama kurulu üyesi tarafından yapılabilir ve başka biri tarafından atanması gerekecektir. Mevcut toplantıya devam edebilmek için önceki tutanaklar kabul edilmelidir.

Tüm katılımcılardan tutanağı kabul etmesi için oy kullanmalarını isteyin. Bu, bir el gösterisi, ses veya her katılımcıya bireysel olarak soran başkan tarafından yapılır. Mevcut toplantı tutanağında, bir önceki kişinin kabul edildiğini not edin.

Dakika alarak

Neyin tartışılacağını belirlemek için toplantı gündeminin bir kopyasını alın. Bu, alınacak olan dakika akışını ana hatlarıyla belirtecektir. Robert'ın Düzenleme Kuralları uyarınca, gündem maddesi olarak, önceki toplantı tutanaklarının toplantı başlamadan önce okunup kabul edilmesi gerekir.

Toplantı ilerledikçe açıklama için toplantıya başkanlık yapan kişinin yanına oturun. İşlemleri yakalamak için bir kayıt cihazı kullanın ve toplantı bittiğinde notları doğrulayın.

Toplantının tarihini, saatini ve yerini ve toplantıya katılanların isimlerini kaydeden tutanakların başlığını yazınız.

Toplantı devam ederken not alın, görüşülen her bir gündem maddesi notunu alın. Harekete geçenlerin adlarını ve ayrıca kabul edildiklerini veya reddedildiklerini de kaydedin. Bu kararın nasıl verildiğini, bir el gösterimi veya başka bir yöntemle yazınız.

Toplantı notlarını toplantı bitiminden sonra en kısa zamanda yazınız, tartışmalar hala taze olur.

Geçerli tutanakları yazmak için önceki toplantılardaki şablonu kullanın. Daha önce tutanak yoksa, toplantı başlığını, tarihi ve katılımcıları açıkça belirten bir şablon oluşturun.

Yapılan kararları net olarak göstererek bu kararın ne olduğunu tam olarak görebilirsiniz.

Toplantı sırasında sunulan ek belgeleri dakikalara ek olarak ekleyiniz.