Kurumsal Dakikalar Nasıl Yazılır?

Kurumsal tutanaklar, bir şirketin toplantısının resmi belgesi olarak görev yapar. Düzenli bir şekilde tutulan tutanaklar, düzenleyici ve mütevelli yükümlülüklere uygunluğun kanıtı olarak hizmet ederken, kurul ve komite işlemlerinin objektif bir özetini sunar.

Önce Temel Detayları Girin

İlk paragrafta temel gerçekleri kaydedin. Toplantının ne zaman ve nerede gerçekleştiğini ve ne kadar sürdüğünü ve bir nisabın varlığını veya yokluğunu not edin. Tüm katılımcıları belirleyiniz, yönetim kurulu üyeleri ve müdürlerden başlayarak. Var olup olmadığını belirtiniz. Personel üyelerinin veya misafirlerin isimlerini ayrı bir satıra yazınız. Ayrıca, etkinliğin düzenli mi yoksa özel bir toplantı mı olduğunu belirtin.

$config[code] not found

Anahtar Eylemleri Tanımlayın

Her toplantı için son toplantı tutanağının onayından başlayarak bir paragraf ayırın. Hareketi kimin yaptığını ve sonucu belirleyiniz, ancak hareketi atanlara isim verme konusunda endişelenmeyin. Oylama yoklama ise, her kişinin adını belirtin. Kelime hareketleri kelimesini kaydettiğinizden emin olun.

Bahşiş

Kimin harekete geçtiğinden emin değilseniz, sormaktan çekinmeyin. Ancak, belirli bir noktayı anlamadıysanız, steno panelinizde - ya da dizüstü bilgisayarınızda kaba notlar - üzerine gelin, böylece daha sonra başkanı sorabilirsiniz.

Temel Noktaları Özetle

Yoğun uzun tartışmalar. Yönetim Kurulu üyelerinin bir meseleye nasıl karar verdikleri, üzerinde bir uzlaşmaya varmak için kullandıkları yöntemlerden daha alakalı olduğu yönündedir. Düzenleyici veya güvensiz yükümlülükler belirli bilgileri kaydetmenizi gerektiriyorsa, yalnızca bir teklifin artıları ve eksileri hakkında tartışmalar gibi belirli bir oyu etkileyen faktörleri kaydedin.

Bahşiş

Notları kaydetmenize yardımcı olması için, mümkün olduğunda anahtar kelimeleri kullanın. Anahtar kelimelerinizi kullanıyorsanız, steno panelinizin sol tarafına yazın. Her bir anahtar kelime hakkında sağ tarafta notlar alın.

Dissents ve Abstentions kaydedin

İhtilaflar veya çekimserler gibi olayları tanımlayın yönetim kurulu üyeleri veya direktörler kayıt için belirtilen görüşleri isterlerse veya prosedür kuralları gerektirdiğinde. Örneğin, bir üye gerçek veya algılanan çıkar çatışmaları nedeniyle bir konuda oy kullanamayabilir. Bu durumda, “Yönetim Kurulu Üyesi X'in Y Hareketi hakkında tartışmaktan veya oy kullanmaktan bıkmış olduğunu” yazarsınız.

Bahşiş

Yönetim Kurulu bir çağrı yaparsa, yönetici oturumları için ayrıntılı not almaktan kaçının. Katılımcıların yanı sıra tarih, saat, alan ve süreyi not edin.

Çalışmanızı Gözden Geçirin

Taslak dakikalarınızı onaylayın ve düzeltin, tercihen toplantıdan sonra ve ardından başkanın incelemesi için onları gönderin. Büyük düzenlemeleri teşvik etmeyin, çünkü çalışmanızın doğruluğunu tehlikeye atabilir. Kurul onayladıktan sonra tutanaklarınızı imzalayın ve tarih atın. Komite raporları, yazışmalar ve yazılı raporların imzalı tüm kopyalarına ekleyiniz. Kuruluşun tutanak defterine resmi kopyayı girin.

Bahşiş

Yönetim kurulu üyeleri ve yöneticiler tutanakları aldıktan sonra, ekleri dahil etmek gerekli değildir. Bunun yerine, dakikalarınızda onları özetleyin.