Yeni Amazon Kindle eBook okuyucu hakkında son köşeme yazdım ve şöyle dedim:
$config[code] not found“Hepimiz endişesizce“ kağıtsız ofis ”tahminlerinin gerçekleşmesini bekliyorduk, ancak bu söz her zamankinden daha zor bir yanılsama gibi görünüyor.”
Fakat belki de kağıtsız ofis görünmektedir. Evet, kağıtsız ofisin hala bir rüya olduğunu söylemeye devam edenleri dinledim. Ancak bence burada kilit nokta, bu nihai hedefe ulaşmak için mükemmellik değil, kağıttan kurtulma konusunda ilerleme sağlamaktır. Doğru veri yönetimi sistemi, kağıdın pratikliğini yeni bilgi ve teknolojinin hızıyla birleştirebilir.
Girişimciler ve küçük işletme sahipleri olarak, kullandığımız kağıt miktarını ortadan kaldırmak istiyoruz çünkü üretmek, organize etmek ve geri kazanmak için çok fazla zaman (ve para) gerektiriyor. Bunu yapmak, şirketinize çok para kazandırabilir ve daha fazla para kazanmanıza yardımcı olabilir.
Mevcut bilginin yayılması ile, Günümüz dünyasının hızında kendimiz ve başkaları için bilgi sağlamalıyız.
İşinizde kağıt ve dosyaların nasıl kullanıldığına bir bakın.
Benden hoşlanıyorsan, bulduklarının seni mutlu etmeyeceğini önerecek kadar cesur olurum.
Dünyadaki en organize ofise sahip olabilirsiniz, ancak kayıt tutma sisteminizi sistematik hale getirmek ve bu organizasyon yöntemini sürdürmek için geçen süre Ar - Ge ve pazarlama için harcanabilecek gerçek dolar - saate çevrilir.
Her şeyi tam olarak nerede olduğunu bilmek için bir şeyleri düzenli yığınlar halinde tutarak bir 'yığın' dosyalama sistemi kullanıyor musunuz? Bunun neden olduğu fiziksel kargaşanın yanı sıra hissettiğiniz suçluluk duygusunu da düşünün, çünkü en azından bir şeyi unutmamış olmanızı sağlamak için daima bu kazıkları "geçirme" ihtiyacını hissediyorsunuzdur.
Kağıt dosyaları ofisinizi gömüyorsa, “kağıtsız çalışmak” iyi bir seçenek olabilir. Ama kağıtsız çalışmak tam olarak sizin işiniz için ne ifade ediyor? Karar vermeyi ve geri dönmemeyi içerir. Tüm bu dosyaların bilgisayara taranması ve personelin dijital dosyaları kullanması için eğitim anlamına gelir.
Artık eskiden bir iştirakçiden diğerine ya da işinizden bir müşteriye ya da perspektif müşteriye gönderilmesi gereken belgeler ihtiyaç duyulan her yerde görülebilir. Şirketiniz yalnızca üretkenlik ve verimlilikte saatlerce ve sonsuz dolar tasarrufunda bulunabilir.
Gerçek şu ki, ofisiniz her zaman kağıt kullanacak. 'Kağıtsız' terimi, erişilemeyecek bir standardın üzerindedir. Bazı insanların bunları okumak için bir şeyler yazdırması gerekir. Yanınızda taşıyacak şeyleri yazdıracak ve diğer insanlara göstereceksiniz. Her sunum PowerPoint'e uyarlanamaz. Bu yazıcılardan kurtulmayacaksın.
Ancak, dosyaları bilgisayarınıza tararken ve bilgisayarda yeni dosyalar oluştururken ve bu dosyaları sürekli olarak organize etme ihtiyacı duyduğunuzda dosyalama dolaplarından veya en azından bazılarından kurtulacaksınız.
İşte kağıtsız giderken dikkat etmeniz gereken 4 şey:
1. Dosyaları tararken, özel bir belge tarayıcı çok önemlidir.
2. Dosyaları kaydederken, evrensel olarak kabul görmüş en iyi ve en iyi yöntem PDF biçiminde veya taşınabilir belge biçimindedir. Bu, dosyayı tam olarak kağıt üzerinde göründüğü gibi tutan sabit bir formattır. Çevrimiçi olarak okunabilir veya yazdırılabilir, az yer kaplar ve Adobe'den temin edilebilen bir yazılımla oluşturulması kolaydır.
3. Dosyalarınızı dijital hale getiriyorsanız, yeni “dosya dolabınızı” tutan iyi bir sabit sürücüye ve iyi bir veri yedekleme sistemine ihtiyacınız olacak. Teknik uzmanlar iki taşınabilir sabit sürücüye sahip olduğunu öne sürüyorlar. Her hafta birini diğerine yedeklersiniz ve yedeklemeyi banka kasası gibi şirket dışındaki bir yere götürürsünüz.
4. Bilgisayarlarınızı bir yerel alan ağında (LAN) yoksa, herkesin dosyalara erişebilmesi için bağlanmaları gerekir. Kablosuz bir ağ kurmak, bilgisayar başına yaklaşık 25-50 $, artı “hub” veya dört bilgisayar için merkezi yönlendirici için 75-100 dolar.
Çoğu insan dijital dosyaları görüntülemekte ve bakımını yapmakta zorluk çekmez. Sizin ve çalışanlarınızın sorun yaşayabileceği şey, yeni kayıt tutma ve bilgi yönetim sistemine alışmak. Herkesi uçağa alın dosya protokolleri açısından. Dizinler nasıl etiketlenmelidir? Dosyalar nasıl adlandırılmalıdır? Herkesin aynı standartları kullanması esastır. Bunların ne olacağına karar verin ve herkes için kopyalar basın. Şirket ağında bir kopyasını hazırlayın.
Kağıtsız gitmek bir seçim meselesidir: bilinçli bir yaşam tarzı ve çalışma tarzı kararıdır. Tamamen taahhüt edildiğinde verimliliğinizi, verimliliğinizi ve etkinliğinizi artırabileceğiniz ve her birimizin ürettiği atık miktarını azaltabilecek olanıdır.
Kağıtsız gitme kararını verdin mi?
* * * * *
