İyi organize edilmiş bir ofis zaman kazandırır ve sizin için daha mutlu bir çalışma ortamı sağlar.
Kağıt yığınlarını, karışık çekmeceleri, dolaşmış telleri ve etrafta oturan eşya kutularını dolaştırmak zorunda kalmak önemli bir şey gibi görünmeyebilir, ancak bulması kolay şeyler aramak için zaman harcadığınızı düşündüğünüz zaman gerçek bir fiziksel yüktür. ama değil. Organize olmayan elektronik dosyalar ve karışıklık aynı derecede büyük bir problemdir.
$config[code] not foundO zaman zihinsel yük var. Bilinçli olarak fark etseniz de etmeseniz de, karışıklık herkesi strese sokuyor olabilir.
İşte fiziksel ve elektronik çalışma alanlarınızı organize etmenin 21 yolu.
Yerden Alın
Kitaplıklar ve raflar ile dikey gidin. Genellikle masaüstü veya zemin alanımız tükenir. Dikey depolama alanı daha verimli kullanır ve göz seviyesine daha fazla koyar.
“Aktivite Merkezleri” oluşturun
Bir etkinliği tamamlamak için ihtiyaç duyduğunuz her şeyi, özellikle de düzenli olarak bir etkinlik yapıyorsanız, bir alana koyun. İhtiyacınız olanı bulmak ve toplamak için zaman harcamaktan kaçınacaksınız. Örneğin, paketleme ve nakliye malzemelerinin ve araçlarının bir alanda olması gerekir. Ya da seyahat ederken yanınıza aldığınız eşyalar için, örneğin seyahat çantası, neopren kollu ve taşınabilir şarj cihazları için bir raf oluşturun.
Dosyala, Tara, Parçala
Masaüstünüzü gelen kutunuz olarak kullanmayın, kritik kağıtlar (çekler gibi) kaybolabilir. İmzalanmış sözleşmeler ve kağıt şeklinde saklamak istediğiniz diğer maddeler derhal silinmelidir. Dijital forma başka bir şey tarayın. Kağıdı parçalayın ve atın veya geri dönüştürün.
Herşey İçin Bir Klasör
Tüm kağıt belgeler için bir klasör var. Pendaflex asma klasörler, manila iç klasörler ile birlikte ucuz bir çözümdür. İkisini de etiketleyin. Pendaflex klasörleri dosya dolabındaki yer tutucunuzdur ve daima orada bırakılmalıdır. İçsel manila klasörü gerektiğinde çıkardığınız dosyadır. Sonra, manila klasörünü bittiğinde pendafleksine yeniden doldurmak kolaydır.
Bilgisayar Kablolarını Sarın
Bilgisayar kabloları ve elektrik kabloları karışık bir karmaşa içinde mi? Sen tek değilsin. Neyse ki, özel büküm bağları ve kordon kılıfları işleri düzenli tutabilir. Kablolarınızı etiketleyin, böylece bir şeyi çıkarmanız ya da bir yere götürmeniz gerektiğinde doğru olanı bulabilirsiniz.
“En İyi” Eşyaları Önünüzde Tutmak için Corkboard'ları kullanın
Bir görev için bir kontrol listesine veya bir tür hatırlatıcıya başvurmanız gerekirse, masanızın yakınındaki bir mantar tahtasına sabitleyin. Bu, yerleşik bir alışkanlık haline gelinceye kadar herhangi bir yeni işlem için iyidir. Artık başvurmanız gerekmediğinde öğeyi kolayca çıkarın.
Tüm Kılavuzları Tek Bir Yerde Saklayın
Yazıcınızın kullanım kılavuzuna hiç bakmanız gerekiyor mu? Veya Bluetooth kulaklığınızla birlikte verilen küçük talimat broşürünü mü arıyorsunuz? Tüm kılavuzları ayrı bir çekmeceye, plastik bir kasaya veya klasöre yerleştirirseniz, onları avlamanız gerekmez.
Bölünmüş Çekmeceler Yarat
Çekmecelerinizde dahili bölücüler yoksa, ucuz metal veya ahşap bölücüler satın alın - veya daha iyisi, geri dönüştürülmüş plastik. Cihaz şarj cihazlarını düzenleyin; kalem; kağıt tutacağı; not defterleri ve yapışkan notlar; makas ve diğer eşyalar. Düzenli bir çekmece zaman kazanmakla kalmaz, günde birkaç kez karışıklığa karışmak zorunda kalmazsanız daha az stresli hissedeceksiniz.
Rafları Düzenli Tutmak için Bir Etiketleyici Kullanın
Sadece etiket gerektiren dosyalar değil. Raflar ve çekmeceler onları etiketlemekten yararlanabilir. Bu şekilde ofisteki herkes işleri iade etmek için doğru yeri bilir.
Yapılacaklar Listesini Tutun
Zihinsel karışıklık, fiziksel karışıklık kadar bir konudur. İşleri Tamamlama sistemindeki kilit noktalardan biri, öğeleri kafanızdan ve kağıda (veya bir elektronik listeye) çıkarmaktır. Bu şekilde eldeki göreve odaklanabilirsiniz. Yapılacaklar listenizi kısa ve düzenli tutun.
Haftalık Bakım ve Temizlik Yapın
Her çalışma haftasının sonunda, hafta boyunca kullanılan şeyleri yerlerine geri koyun. Shred veya dosya kağıdı yığınları. Dağınıklığın çok uzun süre birikmesine izin vermezseniz, düzenli kalmak daha kolaydır.
Şirket Belgeleri için Merkezi Bulut Konumunu Kullanma
Zaman kazanmanın ve herkesin kendi “sanal dosyalama” sistemini kurma ihtiyacından kaçınmanın harika bir yolu, şirket belgeleri için tek bir merkezi bulut konumunu kullanmaktır. Google Drive veya OneDrive gibi seçenekler, belgeleri paylaşmak için konuya veya müşteriye göre merkezi klasörler ayarlamanıza olanak tanır.
Proje Yönetimi veya Görev Yöneticisi Yazılımı kullanın
Bir proje yönetim sistemi, çalışanların projeleri takip etmesini sağlar. Daha da önemlisi, yapılacaklar listesi ve e-posta talimatlarını ve bunlardan kaynaklanan kafa karışıklığını ortadan kaldırır.
Makbuzları Tara ve Bulutta Sakla
Sonra kağıt makbuzları atabilirsiniz. Daha yeni mobil uygulamalarla bir tarayıcıya bile ihtiyacınız kalmaz - sadece fotoğraf çekersiniz. Gelişmiş uygulamalarla, makbuzlarınızı muhasebe kayıtlarınızla veya kredi kartı kayıtlarınızla otomatik olarak senkronize edebilirsiniz (manüel anahtarlamadan kaçınarak).
Hızlı Başvuru İçin Tarayıcı Yer İşaretlerini Kullan
Hiç yinelenen referans sitelerine veya giriş ekranlarına bağlantılar aramak için zaman harcıyor musunuz? Veya onları nerede bulacağınızı hatırlamıyor musunuz? Bunları yer imlerine ekleyin ve yer imlerini klasörler halinde düzenleyin, böylece birkaç tıklamayla onlara erişebilirsiniz.
Tekrarlayan Siparişler İçin Sık Kullanılan Listeleri Kaydet
Bir başka zaman koruyucu, sık kullandığınız listeleri düzenli olarak kullandığınız çevrimiçi perakendecilere kaydetmektir. Bu şekilde, her satın aldığınızda aynı malzemelere bakmak zorunda kalmazsınız. Staples.com gibi siteler sık kullanılanlar listesini kaydetmenize izin verir ve bu son derece kullanışlıdır.
Eski Dosyaları Arşivle
Son bir yılda bilgisayar dosyalarını (özellikle e-postalar!) Kullanmadıysanız, arşivleyin. Hala onlara sahip olacaksınız, ancak mevcut öğeleri bulmak için aralarında beklemeniz gerekmeyecek. Arşivlenen dosyaları belirli bir süre sonra silmek için bir politika ayarlamayı düşünün.
Yeterli Anti-Virüs ve Anti-Malware Yazılımına Sahip Olun
Çok az şey, bilgisayar virüsleri ve kötü amaçlı yazılım saldırıları nedeniyle kaybolan dosyalardan veya kaybedilen zamandan daha fazla bozulmaya ve karışıklığa neden olabilir. ‘Nuff dedi!
Not Düzenleme Uygulamasını Kullanma
Evernote, Microsoft'un OneNote ve SimpleNote gibi uygulamaları Web araştırması ve elektronik notları düzenlemenize ve saklamanıza yardımcı olabilir.
Gerçekten “Akıllı” Telefonlar Zaman Kazandırıyor
Akıllı telefonlar akıllıca kullanılır, zaman kazanır ve bizi daha mutlu edebilir. Bir aile olayı için ofisten suçluluk duymadan kaçabiliriz, çünkü kritik bir şey çıkması durumunda hala görüşüyoruz. Gerekli uygulamaları çalıştırmak için yeterli dahili belleğe sahip güçlü akıllı telefonlara sahip olun.
Tüm Cihazlar İçin Otomatik Senkronizasyon
Akıllı telefonlar, işletme sahipleri ve çalışanlar aynı anda birden fazla cihaz kullanıyor - belki de aynı günde, kişi başına bir masaüstü bilgisayar, tablet ve akıllı telefon. Bulut dosya depolama veya en azından dosyaları otomatik olarak senkronize etme yeteneği zaman kazanmak ve en yeni dosyaya sahip olmamaktan kaynaklanan karışıklığı önlemek için esastır.
Bellek ve Hız için Yükseltme Bilgisayarları
Yaptığınız her şey daha uzun sürdüğünde veya daha da kötüsü donarken veya düzenli olarak çöktüğünde ne kadar zaman harcandığını bile bilmiyor olabilirsiniz. Geçen yıl yeterli bellek ve işlemci hızı, bu yıl görev için uygun olmayabilir. Yani yükseltme!
Bunlar benim 21 ofis depolama ve organizasyon fikirlerim. Ofisinizi organize etmek ve düzensizliği ve karışıklık yaratığını evcilleştirmek için en iyi ipuçlarınız nelerdir?
Shutterstock ile Ofis Fotoğrafı
10 Yorumlar ▼
